Microsoft Outlook gemmer dine e-mails, opgaver og aftaler som enten PST- eller OST-filer. Disse udfører begge det samme grundlæggende job. Der er dog nogle forskelle, der er vigtige, alt efter om du vil sikkerhedskopiere, gendanne eller flytte dine data.
For at forklare forskellen mellem PST- og OST-filer er vi nødt til at forklare en smule teknologisk historie – specifikt forskellen mellem POP- og IMAP-e-mail-protokollerne. Her er et hurtigt overblik.
Indholdsfortegnelse
Hvad er POP?
Den traditionelle e-mail-protokol brugt i opkaldstider var Post Office Protocol (POP). Den nuværende version af POP er version 3 (POP3).
POP downloadede alle dine e-mails til klienten og slettede dem derefter som standard fra e-mail-serveren. Dette betød, at kun en kopi af dine e-mails var på din computer. Du kan konfigurere POP til ikke at slette e-mails fra serveren.
Men i de dage tjekkede folk normalt deres e-mail fra kun én computer, så der var egentlig ikke behov for at beholde en anden kopi på serveren.
Når du bruger POP, afspejles eventuelle ændringer, du foretager i din e-mail-klient, ikke på e-mail-serveren. Hvis du sletter en e-mail i e-mail-klienten, sker der ikke noget på e-mail-serveren og omvendt.
Hvad er IMAP?
Internet Messaging Access Protocol (IMAP) er en mere moderne protokol, der downloader en kopi af din e-mail fra serveren til klienten på din computer. Alle ændringer, du foretager i din e-mail-klient, synkroniseres med serveren. Hvis du sletter en e-mail på din computer, slettes den også på e-mail-serveren og omvendt.
IMAP er meget mere velegnet til den moderne verden. Vi har nu adgang til den samme e-mail-konto på flere enheder, og de fleste mennesker har “altid-på” bredbånd eller fiberforbindelser og mobildata. Alt, hvad du gør med din e-mail, synkroniseres, hvis du bruger IMAP.
Hvis du for eksempel sender en e-mail fra din telefon, kan du kigge i mappen “Sendt” på din tablet, og den e-mail, du sendte, vil også være der. Det er derfor, vi anbefaler at bruge IMAP, medmindre du har en specifik grund til at bruge POP3.
Det er også vigtigt at bemærke, at Microsoft bruger Messaging API (MAPI) i stedet for IMAP til sine e-mail-konti. Selvom de er forskellige, synkroniserer MAPI og IMAP begge dine e-mails mellem klienten og e-mail-serveren.
POP-, IMAP- og PST- og OST-filer
Hvis du har en POP-konto, gemmer Outlook alle dine e-mails og aftaler i en personlig lagertabel-fil (.pst). En PST-fil kan importeres til Outlook. Dette gør den ideel til at flytte din e-mail til en ny computer eller oprette en sikkerhedskopi, du kan gemme, hvis din computer går ned eller bliver ubrugelig.
Indtil Microsoft Outlook 2013 blev PST-filer også brugt til IMAP- eller MAPI-konti. Startende med Outlook 2016 gemmer klienten dog alle dine e-mails og aftaler fra IMAP- og MAPI-konti i en Offline Storage Table-fil (.ost).
OST-filer synkroniseres automatisk med e-mail-serveren, så længe du har en internetforbindelse. I modsætning til PST-filer kan du dog ikke importere en OST-fil til Outlook – fordi du ikke behøver det.
Hvis du opsætter Outlook på en ny maskine og opretter forbindelse til din e-mail-konto via IMAP eller MAPI, vil alle dine e-mails være på serveren, og de downloades automatisk.
Den kritiske forskel mellem PST- og OST-filer er, at indholdet af en PST kun er tilgængelig i den fil. Indholdet af en OST er dog også tilgængelig på e-mail-serveren og enhver anden enhed, du bruger til at få adgang til din e-mail-konto.
Hvornår har du brug for dem?
Det meste af tiden behøver du ikke at bekymre dig om PST- og OST-filer. Det er usandsynligt, at du vil se eller få direkte adgang til dem, medmindre du leder efter dem.
De er egentlig kun vigtige, når du flytter data til en ny computer eller ønsker at arkivere dine e-mails. Hvis du bruger en POP3-e-mail-konto, skal du kopiere PST-filen til din nye computer og derefter importere den til Outlook, ellers mister du alle dine e-mails.
Hvis du bruger IMAP eller MAPI, skal du kun være opmærksom på størrelsen af din postkasse på e-mailserveren. Hvis du nogensinde når den maksimale størrelse og ønsker at beholde alle dine e-mails, bliver du nødt til at eksportere en del af dem til en PST-fil og derefter slette dem fra e-mail-serveren.
Du vil så stadig være i stand til at se disse e-mails, hvis du importerer PST-filen til Outlook, men de vil ikke længere være på e-mail-serveren.