Et standard e-mail-sammensætningsvindue har et Til-felt, et Afsenderfelt og et emnefelt. Du kan også se to andre felter: CC og BCC. Disse to felter er ikke obligatoriske felter, dvs. du kan sende en e-mail uden at udfylde dem, og de kan ofte være skjult fra standardbrugergrænsefladen.
CC og BCC
CC- og BCC-felter er felter til at indtaste en e-mail eller flere e-mails. Når du sender en besked, vil alle inkluderet i felterne Til, CC og BCC modtage den.
CC står for Carbon Copy og BCC står for Blind Carbon Copy. Hvis du ikke er sikker på, hvad karbonkopi betyder, er det et udtryk opfundet fra et relikvie fra den virkelige verden; carbon papir. Carbonpapir er papir, belagt med blæk (som vil plette dine hænder og alt det andet, det kommer i kontakt med). Det er indsat mellem to papirer. Du skriver på papiret på toppen, og det kopieres automatisk til papiret nedenfor takket være karbonpapiret.
Det er vigtigt at vide, at CC og BCC ikke sender separate beskeder. Den samme besked, samme tråd, sendes til alle.
Forskellen mellem CC og BCC
E-mailadresser, der er indtastet i CC-feltet, er synlige for alle andre, som beskeden sendes til. Hvis du CC en person på en e-mail, vil de modtagere, der blev tilføjet i feltet Til, kunne se alle inkluderet i CC-feltet.
E-mailadresser, der er indtastet i BCC-feltet, er ikke synlige for nogen. De er ‘blinde’ eller skjulte. Hvis du vil sende en e-mail til nogen, men også inkludere en anden på listen over modtagere, uden at andre finder ud af det, er BCC-feltet værktøjet til jobbet.
E-mail etikette: Brug af CC
Der er ingen love og skrifter om brug af CC og BCC. Der er dog e-mail-etikette, som du bør følge, når du bruger disse felter. Hvis du ikke gør det, vil du tjene fjender på arbejdet.
CC-feltet skal bruges, når;
Du ønsker at holde nogen orienteret om noget, men det kræver ikke et svar fra dem
Du føler, at budskabet er noget, personen måske har brug for at vide om på et tidspunkt
En gensidig vejleder
Supervisor/leder for dig og den anden person, hvis du arbejder i forskellige afdelinger/sektioner. Dette bruges bedst, hvis vejlederen/lederen kræver dokumentation for, hvornår arbejdet er fordelt mellem afdelinger.
Hvornår skal CC ikke bruges;
At holde en supervisor i løkken, når det ikke er nødvendigt.
At bruge beskeden som dokumentation for det arbejde, du udfører
For at bevise en pointe
Modstridende brug af CC;
Du bør ikke unødigt bruge CC og inkludere personer i beskeder, når de ikke skal inkluderes. Når det er sagt, hvis du har mistanke om, at en kollega ikke vil følge op på noget, medmindre en supervisor er inkluderet i beskeden, kan du lige så godt tilføje dem.
Du bør også bruge det, hvis en leder kræver bevis for, at du arbejder.
E-mail etikette: Brug af BCC
At bruge BCC betyder dybest set, at du ‘fortæller’ om nogen. Brug dette forsigtigt. Ingen ved, hvem der ellers har modtaget beskeden, når du tilføjer personer til BCC-feltet. Tænk på det som at optage et møde i hemmelighed eller lade nogen lytte med.
BCC bør bruges sparsomt og forsigtigt. Der vil være et tidspunkt, hvor du skal bruge det, og det vil være tydeligt, hvornår du skal gøre det. Uden det, lad være med at BCC personer i e-mails. Brug i stedet CC-feltet.
Konklusion
BCC-feltet er skjult, så ingen ved, at du har brugt det. CC-feltet er ikke skjult, og dets brug vil være indlysende. Modtagere vil vide, om de blev tilføjet til CC- eller BCC-feltet. Sørg for, at personer, du BCC, ikke ender med at bruge knappen Svar alle.
