Hvis du har brugt postkasseoprydningsværktøjet, så har du set AutoArchive-knappen, men du kan være forsigtig med, hvordan det virker, og hvad det vil gøre. Her er, hvad det gør, og hvordan du kan bruge det.
Hvis du klikker på knappen AutoArchive, får en proces til at svinge gennem alle mapperne i Outlook og anvende alle AutoArchive-regler, du har konfigureret (bare rolig, standard AutoArchive-reglen er at gøre ingenting, så du kan ikke gøre nogen skade ved at ved at klikke på knappen). Men hvis du vil flytte dine ældre genstande til et arkiv, hvor de er af vejen, er AutoArchive, hvordan du automatiserer processen. Lad os gennemgå opsætningen og køre den.
Sådan aktiveres autoarkivering
Først skal du slå AutoArchive til og vælge dets indstillinger. Gå til Filer > Indstillinger > Avanceret, og klik derefter på knappen “AutoArchive Settings”.
Så længe indstillingen “Kør AutoArchive every” er slået fra (som er standard), vil AutoArchive aldrig køre.
Når du slår indstillingen “Kør AutoArchive every” til, er alle muligheder nu tilgængelige.
I modsætning til Folder Cleanup, som har et vindue med indstillinger i Filindstillinger og derefter giver dig mulighed for at køre disse indstillinger mod enhver mappe, du kan lide som en manuel opgave, er de autoarkiveringsindstillinger, der vises her, standardindstillingerne. Hver mappe, der har AutoArkiv slået til, kan bruge disse standardindstillinger, eller du kan bruge forskellige indstillinger for forskellige mapper, hvis du vil. Vi vil gennemgå, hvordan man gør det senere, men for nu, lad os se på standardindstillingerne.
Sådan opsætter du AutoArchive
Den første ting at bemærke er, at når AutoArchive er slået til, vil det køre hver 14. dag. Du kan ændre det ved at bruge op- og ned-pilene eller ved at indtaste et tal, og du kan vælge en hvilken som helst værdi fra 1 til 60 dage. Du kan indtaste et hvilket som helst tocifret tal, men hvis det er mere end 60, vil Outlook vise en fejlmeddelelse, når du klikker på “OK”, og du bliver nødt til at ændre værdien, før du kan gemme.
Den næste mulighed – “Spørg før AutoArchive kører” – giver dig valget mellem at få Outlook til at vise dig en prompt, før AutoArchive sker. Denne prompt lader dig gennemgå indstillingerne eller annullere denne kørsel af AutoArchive, hvis du ønsker det.
Resten af indstillingerne vedrører, hvilke elementer der vil blive arkiveret, og hvad der sker under arkiveringsprocessen. Den første mulighed her – “Slet udløbne elementer (kun e-mail-mappe)” – vedrører e-mails, som har fået tilføjet en udløbsdato. Dette vil ikke påvirke opgaver eller begivenheder, selvom du slår Autoarkivering til for disse mapper.
Resten af indstillingerne gælder for alle elementer, ikke kun e-mail. Dette betyder kalenderbegivenheder, opgaver, noter og journalposter.
Forudsat at du lader “Arkiver eller slet gamle elementer” være slået til, er standardindstillingerne, at Outlook flytter elementer, der er ældre end 6 måneder til en ny, separat .pst-fil med navnet Arkiv (som standard), og gør dette synligt i navigationsruden i Outlook, så du kan få adgang til de arkiverede elementer, når du vil. Du kan ændre værdien “Rens ud i elementer, der er ældre end” til alt fra 1 dag til 60 måneder, vælge en anden .pst-fil til at arkivere elementerne i, eller vælge “Slet gamle elementer permanent”.
Vær advaret om, at denne sletning omgår mappen Slettede elementer, og dine elementer vil blive slettet helt fra Outlook. Du kan muligvis stadig få adgang til det på din mailserver, afhængigt af dine indstillinger, men du bør ikke stole på dette. Vælg kun denne mulighed, hvis du vil slette elementerne for altid.
Når du klikker på “OK”, aktiveres AutoArchive. Det vil køre i overensstemmelse med “Kør AutoArchive every”-værdien, du har valgt (hver 14. dag som standard), fra i dag. Så når du først tænder for den, skal du forvente, at den kører ret hurtigt. I vores test gik det mindre end ti minutter mellem at tænde for det og modtage prompten, der fortalte os, at AutoArchive skulle køre. AutoArchive kører kun som standard på nogle få mapper, så hvis du vil have det til at køre på bestemte mapper – eller du vil tilpasse, hvordan det kører på forskellige mapper – fortsæt med at læse.
Sådan tænder og tilpasser du autoarkivering til forskellige mapper
Når du slår AutoArchive til, kører det kun som standard mod følgende mapper:
Sendte ting
Slettede ting
Kalender
Opgaver
Hvis du vil have den til at køre på en hvilken som helst anden mappe, skal du slå den til for hver mappe (eller slå den fra på en af de fire mapper, som du ikke vil have den til at køre imod). Gør dette ved at højreklikke på mappen i navigationsruden og klikke på “Egenskaber”.
Du kan også få adgang til mappeegenskaber ved at vælge Mappe > Mappeegenskaber på båndet. (For mapper som Kalender og Opgaver, der ikke vises i navigationsruden, er dette den eneste måde at få adgang til mappeegenskaberne.) Der er også mulighed for at gå direkte til AutoArchive Settings, som sparer dig et trin, når du’ er inde i mappeegenskaberne.
I vinduet Mappeegenskaber skal du klikke på fanen Autoarkivering for at få adgang til indstillingerne for den pågældende mappe.
For de fleste mapper vil indstillingen “Arkiver ikke elementer i denne mappe” være aktiveret som standard. Dette betyder, at når AutoArchive-processen kører, ignoreres mappen, og ingen elementer i den vil blive arkiveret. Hvis du ønsker, at mappen skal inkluderes, skal du aktivere “Arkiver elementer i denne mappe ved hjælp af standardindstillingerne”.
Alternativt, hvis du ønsker, at AutoArchive-indstillingerne for denne mappe skal være anderledes end standardindstillingerne, skal du slå “Arkiver denne mappe ved hjælp af disse indstillinger” til og ændre indstillingerne til dine præferencer.
Hvis du på et tidspunkt vil returnere alle mapper for at bruge standardindstillingerne, kan du gå tilbage til Filer > Indstillinger > Avanceret > Indstillinger for automatisk arkivering og klikke på knappen “Anvend disse indstillinger på alle mapper nu”. Det vil ændre alle mapper, der har “Arkiver denne mappe ved hjælp af disse indstillinger” slået til, så “Arkiver elementer i denne mappe ved hjælp af standardindstillingerne” er aktiveret i stedet.
Når du har fået AutoArchive-standardindstillingerne og indstillingerne pr. mappe, opsat som du ønsker, kan du lade processen stille og roligt arbejde i baggrunden, frigøre plads til dig og forhindre, at dine mapper bliver for oppustede.
