Hvad du ikke vidste om estimering af projektomkostninger

Projektomkostningsestimat er ikke simpel matematik, men en kompleks proces.

For at projektledelsen skal lykkes, er det nødvendigt med et godt omkostningsestimat. Mange omkostninger opstår gennem hele projektets livscyklus, men den nøjagtige estimeringsmetode gør hele forskellen fra en mislykket plan til en vellykket.

Det involverer direkte kundeinput og giver projektlederen og teamet mulighed for at sætte hovederne sammen for en perfekt forståelse af forretningsværdien, funktionsprioriteter, nice-to-haves lister osv.

I denne artikel vil du lære, hvordan du håndterer disse risici og relaterede problemer ved at forstå omkostningsestimat, dets betydning, hvordan du starter med det, dets teknikker og andre vigtige ting.

Lad os begynde!

Hvad er omkostningsestimat for et projekt?

Omkostningsestimering tager direkte omkostninger, indirekte omkostninger og mange andre faktorer i betragtning for at beregne et projektbudget, der opfylder din økonomiske forpligtelse. Dette er virkelig et vigtigt skridt for et vellykket projekt.

Fra at bygge en vej til at udvikle en applikation kan teknikker til estimering af projektomkostninger anvendes på alle områder. I projektledelsens livscyklus er omkostningsestimering tilføjelsen af ​​individuelle omkostninger ved hjælp af estimeringsmetoder og valide data. Dette bruges til at estimere fremtidige omkostninger ved et projekt baseret på dagens erfaringer.

For at gøre dette skal du følge nogle enkle trin:

• Tydelig identifikation af opgaverne
• Deltagelse i udarbejdelse af omkostningsoverslag
• Tilgængeligheden af ​​de korrekte data
• Standardiserede strukturer til omkostningsoverslag
• Hensættelser til fremtidige usikkerheder
• Udelukkede omkostninger
• Uafhængige vurderinger
• Revidering af estimater

Enkelt sagt fortæller omkostningsestimater den økonomi og de ressourcer, du har brug for for at fuldføre et projekt på forhånd med et defineret omfang. En projektleder og teamet skal overveje direkte og indirekte omkostninger for at gå videre med et skøn.

Nogle typiske elementer, du skal overveje, er arbejdskraft, faciliteter, ressourcer, materialer, udstyr, leverandører, risici og tid.

Hvorfor er omkostningsberegning vigtig?

Det er muligt at estimere en projektomkostning ved at bruge omkostningsestimeringsteknikker og en arbejdsnedbrydningsstruktur (WBS). Dette bruges til at visualisere omfanget af dit projekt og tildele omkostninger til hver projektopgave.

Gennem estimering af projektomkostninger kan en klient bedømme, hvordan en projektleder vil være i stand til at håndtere projektet og nå projektets mål og mål. På denne måde forudsiger projektinteressenter og ledere den kvalitet, de vil modtage efter afslutningen.

For en vellykket projektafslutning skal interessenterne planlægge et budget, der er yderligere accepteret af interessenterne for at opfylde kvalitetsforventningerne. Et solidt projektestimat er nødvendigt for at sikre den faktiske indsats. Dette hjælper dig med at holde dig på sporet og planlægge.

Hvornår skal man udføre omkostningsberegning?

Nå, omkostningsestimat bruges til at forudsige omkostningerne, prisen og mængden af ​​de ressourcer, der kræves for at fuldføre et projekt. Nøjagtigheden af ​​projektomkostningsestimatet afhænger af projektets niveauer, projektet, projektets udformning og betingelser samt de anslåede værdier af de ressourcer, du har brug for.

Når du har ressourcer, udstyr, arbejdskraft og mere, kan du begynde at estimere de samlede omkostninger ved projektet ved at nævne projektets omfang og kvalitet. Det kræver således teknikker, varighed, opgaver og mere at forudsige de samlede omkostninger.

Hvordan estimerer man omkostningerne nøjagtigt?

Når du estimerer et projekts omkostninger, skal du opdele projektet i individuelle opgaver og finde ud af, hvilket team der skal gøre hvad. Når et projekt er klar, er det vigtigste mål at sikre, at du ikke krydser budgettet.

Udførelse af omkostningsberegning involverer nogle enkle trin. Lad os diskutere dem én efter én.

Kompilér en liste over nødvendige opgaver og ressourcer

Det første trin i omkostningsestimeringsprocessen er at finde ud af, hvilke ressourcer og opgaver du har brug for. For at gøre dette kan du bryde hele projektet i små stykker. Det involverer forskning, design, front-end eller back-end udvikling, copywriting, test eller fejlrettelser, lancering og mere.

Opgavelisten varierer afhængigt af projektet, men trinene forbliver de samme. Når du deler arbejdet mellem forskellige teammedlemmer i henhold til timeprisen, vil det være lettere for dig at beregne arbejdsomkostninger og tid, der kræves for at indsende projektet.

Identificere og allokere ressourcer

Du skal sikre dig, at du har nok folk med de rette færdigheder, der kræves for, at projektet kan allokere ressourcer. Du skal angive de tilgængelige medlemmer og tildele opgaver i henhold til deres ekspertise. Dette resulterer i tilstrækkelig ressourceplanlægning, som fører til en vellykket gennemførelse af projektet.

Estimer opgavens længde

Her skal du estimere længden af ​​opgaven for at oprette din projektplan med en vis buffer. Da du ikke kan forudsige fremtiden for en person, er det mere sandsynligt, at dit team tager en ekstra buffer, så projektet vil blive afsluttet på det rigtige tidspunkt uden stress.

Ved hjælp af tidsregistreringsmetoden kan du plotte projektets varighed nøjagtigt. Du kan ikke forvente en udnyttelsesgrad på 100 % fra dit team. Det vil naturligvis føre til udmattelse. Så den ideelle udnyttelsesgrad for hvert hold er 80 %, hvilket giver noget fritid til dit hold.

Beregn projektomkostningerne

Mange gange er der lignende poster, som du vil finde i din database. Du kan bruge tidligere registreringer til at analysere, hvor lang tid hver opgave tog og omkostningerne.

Hvis du ikke har nogen, skal du beregne det fra bunden. Først skal du lave et groft skøn, så dit team kan mødes og bestemme den nøjagtige tid og pris.

Brug omkostningsberegningsværktøjer

Det er afgørende at holde styr på alt. For at undgå afsporing skal du fokusere på ændringerne og opdatere dem i overensstemmelse hermed. Med administrationsværktøjer kan du administrere dit teams opgaver dagligt uden besvær, hvilket resulterer i en vellykket projektafslutning.

På denne måde kan du også spore budgettet. I henhold til log-timen for hvert medlem, forudsiger værktøjet projektstatus. Således kan du spore, hvor meget projekt der endnu ikke er afsluttet, og hvor lang tid der er tilbage.

Estimat vs. Citat: Forskel

Estimater og tilbud tjener lignende formål, men vilkårene er ikke udskiftelige. Begge er forskellige, når det kommer til, hvad du præsenterer på listen. Brug af det korrekte udtryk på det rigtige tidspunkt sikrer, at din klient har de korrekte oplysninger, de har brug for til at beslutte.

Skøn

Et estimat er et kvalificeret eller groft gæt på, hvor meget et specifikt job vil koste. Det er baseret på de tilgængelige oplysninger på det tidspunkt. Estimatet kan ændres, når du får opdateret information.

Antag, at du tager kontrakten om ombygning af et hus, og kunden skal kende omkostningerne. Først skal du tjekke størrelsen af ​​huset og værelserne, hvor meget arbejde der skal udføres, og hvad du skal tilføje og trække fra. I dette tilfælde kan du give et skøn baseret på deres krav, lad os sige $30.000.

Når man går i gang med arbejdet, ser man pludselig, at prisen på malingen stiger lidt på grund af den malingskvalitet, som kunden efterspørger. På det tidspunkt vil dit estimat blive lidt opdateret i overensstemmelse hermed.

Citere

På den anden side er et tilbud en fast erklæring om jobbet inden for en bestemt tidsramme. Den er juridisk bindende og kan ikke ændres, medmindre din klient beder om noget arbejde uden for jobbets rammer. Hvis omfanget ændres, skal du opdatere ændringsrækkefølgen i overensstemmelse hermed og nå til en endelig aftale.

Lad os tage det samme eksempel. Hvis kunden beder om et tilbud i stedet for et overslag ved arbejdets begyndelse, skal du omhyggeligt studere prisen på arbejdskraft, materialer, tid osv. for at give et endeligt tilbud til din klient, som ikke kan ændres senere med mindre kunden ønsker noget ekstra arbejde, som ikke er nævnt i tilbudslisten.

Dog er estimering den bedste praksis, når du er usikker på prisen på materialer og kundens forventninger. Men når du yder regelmæssig service, kender prisen på dine ydelser og materialer meget godt og ønsker at beskytte dig selv mod ekstra arbejde, kan et tilbud være det bedre valg.

Estimater er også til forhandling, mens tilbud er nøjagtige og juridisk bindende.

Almindelig anvendte teknikker til omkostningsberegning

Afhængigt af projektets størrelse og type, ledelsens og interessenternes forventninger, faktureringsmetode og andre faktorer, kan forskellige værktøjer og teknikker anvendes til at udføre estimering af projektomkostninger. De er som følger:

• Analog estimering: Denne teknik viser præcedenser, der hjælper dig med at definere de fremtidige omkostninger i de tidlige stadier af dit projekt ved at bruge historiske data.
• Bottom-up-estimering: Bottom-up-teknik er en mere detaljeret tilgang, der estimerer enkelte opgaver og derefter opsummerer dem for at få de samlede omkostninger ved et projekt. Denne metode bruges i komplekse projekter, hvor variabler er endnu flere, såsom byggeprojekter, softwareudvikling mv.
• Top-down estimering: Top-down estimeringsteknik er en simpel teknik til at bestemme omfanget af arbejdet efter at have fundet ud af de samlede projektomkostninger. Denne metode bruges almindeligvis til at estimere forskellige elementer på en fast pris, som oprindeligt er angivet af kunden.

• Parametrisk estimering: Parametrisk estimering er en statistisk modelleringstilgang, der bruger historiske data fra nogle vigtige omkostningsdrivere til at beregne de nye opgaveomkostninger.
• Trepunktsestimat: Denne teknik kommer med tre forskellige scenarier, herunder mest sandsynligt, optimistisk og pessimistisk. Disse sættes ind i ligningen for at få det endelige skøn.
• Reserveanalyse: Denne teknik fortæller, hvor meget uforudsete reserve der skal tildeles. Denne metode forsøger at undgå usikkerhed.
• Kvalitetsomkostninger: Denne tilgang bruger penge brugt på eller under projektet til at springe over fejl. Dette bruger også penge anvendt efter det vellykkede projekt til at løse fejl.

Omkostningsvurderingsparametre

Du skal tilfredsstille din kunde med dine estimater, så din kunde forudsiger projektets kvalitet. Men mange projekter møder fejl på grund af dårlige omkostningsestimater.

Lad os diskutere de parametre, du skal overveje, mens du estimerer dine projektomkostninger.

Tid

Tid er en vigtig faktor, når man skal estimere projektomkostningerne. Tid er direkte proportional med indsats. Summen af ​​al den tid brugt på projektet er teamets samlede indsats for at afslutte projektet. Den tid, der er nødvendig for at fuldføre individuelle opgaver, sammen med buffertid, er et nødvendigt trin for at præsentere korrekt omkostningsestimat.

Indsats

Indsatsen er også en nøgleparameter i projektomkostningsberegningen. Den indsats, der kræves for at afslutte et projekt, giver dig dog en klar idé om omkostningerne. Her skal en projektleder overveje de ressourcer et team får til at afslutte projektet, og indsatsen kan beregnes efter ressourcerne. Færre ressourcer resulterer i mere indsats, og flere ressourcer fører til mindre indsats.

Ressourcer

Som diskuteret tidligere i denne artikel, overvejes ressourcer også, mens omkostningerne estimeres. Ressourcestyring er en proces med at have de rigtige faktorer på tidspunktet for behov for en specifik opgave i et projekt. Med begrænsede ressourcer er det svært at beregne de samlede omkostninger ved et projekt.

Nøjagtighed

Et projekts omkostningsoverslag kan kun accepteres, hvis det er nøjagtigt. Ved at bruge den mest passende omkostningsberegningsteknik, forberede sig på uventede omkostninger og revidere projektestimater gennem hele projektet, kan du opnå præcision.

Dokumentation

Mens du brainstormer ideer med dit team, er det nødvendigt at dokumentere alt, så du kan træffe den rigtige beslutning på det rigtige tidspunkt. Du bliver nødt til at registrere alle antagelserne for at forhindre misforståelser, samtidig med at teamet kan forstå en begrundelse for estimatet.

Troværdighed

Generelt er estimering af projektomkostningerne baseret på tidligere erfaringer eller fakta. Mens du beregner udgifterne, kan du øge estimatets troværdighed ved at tilføje historiske data og ekspertudtalelser.

Verifikation

Bekræft altid, før du fortsætter til den endelige beslutning. Du kan verificere de matematiske operationer, der bruges til estimering af projektomkostninger, og kontrollere, om den er nøjagtig. Du kan stole på dokumentationen for at sikre nøjagtigheden af ​​beregningerne.

Risikoidentifikation

Du kan planlægge for risici, mens du laver estimatet. Dette er en afgørende faktor, der skal overvejes. Nogle risici er ofte, mens nogle er tilfældige. Du skal administrere estimatet effektivt ved at tilføje noget buffertid. Dette sikrer korrekt gennemførelse af projektet inden for den givne tid og tilstrækkelige midler på tidspunktet for presserende behov.

Nogle trin i omkostningsberegning

For gyldige og pålidelige omkostningsestimater skal du følge nogle enkle trin.

• Definer formålet med projektet
• Udvikl en grov plan ved at arrangere et møde med dine teammedlemmer
• Definer systemets egenskaber, ydeevne og formål
• Bestem en passende omkostningsvurderingsteknik
• Identificer antagelser, regér og indhent data
• Udvikle punktestimat
• Udfør følsomhedsanalyse
• Udfør usikkerheds- og risikoanalyse
• Dokumentér overslaget
• Opdater estimatet rettidigt i henhold til indsatsen og ressourcerne

Konklusion

Omkostningsestimering bruges til at forudsige de samlede projektomkostninger sammen med prisen og mængden af ​​de nødvendige ressourcer inden for et projekts omfang. Det gøres for at træffe effektive investeringsbeslutninger. Til dette skal du opdele det komplette projekt i mindre dele for at foretage et bedre skøn over ressourcer, arbejdskraft og tid.

Imidlertid er omkostningsestimat lettere sagt end gjort. Derfor vil bestemmelse af en nøjagtig teknik hjælpe dig med at skabe en vellykket omkostningsvurderingsplan for din klient.

Du kan også udforske nogle af de bedste opgave- og projektstyringssoftware.