Håndtering af eksterne teams? 9 udfordringer og hvordan man løser dem

Begrebet fjernarbejde har for alvor taget fart de seneste år. Virksomheder omfavner ideen om at udnytte en global talentmasse og give deres medarbejdere mere fleksibilitet i deres arbejdsordninger.

Men, som vi alle er enige om, er det ikke en tur i parken at administrere fjernhold! Det bringer sit eget sæt af udfordringer, der kan lægge en dæmper på produktivitet og samarbejde.

Så lad os tale om disse udfordringer, som virksomheder står over for, mens de administrerer et eksternt team, og hvordan man tackler dem direkte ved hjælp af forskellige softwareløsninger. Parat? Nu sker det!

Ingen Supervision eller Opfølgning på Opgaver

Det er hårdt, ikke? I et traditionelt kontorsetup kan ledere holde et vågent øje med deres teams fremskridt og løse eventuelle problemer på stedet. Men med fjernarbejde går det niveau af tilsyn ofte ud af vinduet.

Derudover kan dine eksterne medarbejdere måske kæmpe for at administrere deres tid effektivt, hvilket fører til forsinkelser og forvirring. Uden en struktureret tilsyns- og opfølgningsproces øges fejlkommunikation og udfordringer, hvilket påvirker kvaliteten og rettidigheden af ​​leverancer.

Løsning: Ugentlig Stand Up Software

For at løse denne udfordring kan virksomheder udnytte teknologien og skabe et virtuelt miljø, der fremmer regelmæssige check-ins og statusopdateringer. Implementer en ugentlig stand-up software som Geekbot. Dette værktøj er designet til at lette struktureret kommunikation og samarbejde mellem eksterne teammedlemmer.

Nøglefunktioner:

• Geekbot giver teammedlemmer mulighed for at give daglige eller ugentlige opdateringer om deres opgaver, præstationer og vejspærringer. Disse opdateringer kan sendes via en brugervenlig grænseflade.
• Ledere kan konfigurere brugerdefinerede spørgsmål for at indsamle specifikke oplysninger fra teammedlemmer under hver check-in. Det sikrer, at opdateringerne er tilpasset teamets mål og prioriteter.
• Teammedlemmer kan indsende deres opdateringer, når det passer dem, med plads til forskellige tidszoner og arbejdsplaner. Denne asynkrone tilgang tilskynder til deltagelse uden at forstyrre individuelle arbejdsgange.

Geekbot kompilerer de indsendte opdateringer og præsenterer dem i et fordøjeligt format. Derfor får ledere et klart overblik over opgavefremskridt, præstationer og udfordringer på tværs af hele teamet.

Målopnåelse

At sætte klare og opnåelige mål er en biggie. For fjerntliggende organisationer kan fejlkommunikation og tvetydighed løfte hovedet, når det kommer til at etablere og spore mål. Du ville elske en måde at holde alle på samme side, ikke?

Men fjernhold står ofte over for udfordringer for at opnå det. I traditionelle kontormiljøer kan projektmål lettes og spores gennem ansigt-til-ansigt møder, visuelle signaler og regelmæssige personlige interaktioner.

Hvorimod eksterne teams skal stole på digitale kommunikationsværktøjer til at sende præstationsrapporter eller formidle projektmål, hvilket nogle gange kan resultere i misforståelser eller mangel på klarhed.

Løsning: KPI-sporingssoftware

Virksomheder kan udnytte Key Performance Indicator (KPI) sporingssoftware til optimal målsætning. Tag Peopleforce’s PeoplePerform KPI-sporingsværktøj til en tur! Det giver en omfattende platform til at definere, overvåge og administrere mål og præstationsmålinger i et fjernarbejdsmiljø.

Nøglefunktioner:

• Ledere kan definere specifikke og målbare mål med denne software. Disse mål kan variere fra individuelle præstationsmål til bredere team- eller afdelingsmål.
• Softwaren sikrer, at målene er i overensstemmelse med virksomhedens overordnede mission og vision. Det hjælper med at skabe en følelse af formål og retning for eksterne teammedlemmer.
• Eksterne teammedlemmer kan få adgang til deres individuelle mål og spore deres fremskridt i realtid. Denne gennemsigtighed fremmer ansvarlighed og giver medarbejderne mulighed for at tage ejerskab over deres opgaver.
• Interessenter kan få indsigt i udviklingen af ​​forskellige mål og præstationsmålinger. Med denne datadrevne tilgang kan ledere sikre informeret beslutningstagning.

Peopleforces PeoplePerform genererer automatiske rapporter og dashboards, der viser status for mål og giver en visuel repræsentation af præstationstendenser over tid.

Produktivitetsmåling

Skal du nu måle produktiviteten, når dit team er spredt over hele kloden? Ikke et stykke kage. Supervisorer kan observere og interagere med teammedlemmer på et fysisk kontor, hvilket gør det nemmere at måle produktivitetsniveauer. Men i et fjerntliggende arbejdsmiljø bliver overvågning af produktiviteten mere kompleks.

Uden effektive måleværktøjer og strategier står fjernteams over for udfordringer med at spore deres fremskridt præcist, hvilket fører til potentiel ineffektivitet, overskredne deadlines og nedsat produktivitet. At sikre, at eksterne teammedlemmer effektivt bruger deres tid og ressourcer, er afgørende for projekternes succes.

Løsning: Software til medarbejderovervågning

Fjernvirksomheder kan implementere medarbejderovervågningssoftware for at måle hver enkelt medarbejders produktivitet. Indsigtsfuld er en pålidelig løsning på dette domæne. Det giver værktøjer til at spore og analysere medarbejderaktiviteter, tidsforbrug og opgaveafslutning, samtidig med at brugernes privatliv og datasikkerhed opretholdes.

Nøglefunktioner:

• Indsigtsfuld medarbejderovervågningssoftware giver teammedlemmer mulighed for at logge deres arbejdstimer og pauser, hvilket giver indsigt i deres tidsallokering til forskellige opgaver og projekter.
• Softwaren sporer de applikationer og websteder, medarbejderne bruger i arbejdstiden, og giver en detaljeret oversigt over deres aktiviteter.
• Det tilbyder funktioner til at tage skærmbilleder med tilfældige intervaller, hvilket giver ledere et visuelt overblik over medarbejdernes arbejdssystemer.
• Medarbejdere kan logge deres opgaver og opdatere deres fremskridt i softwaren, hvilket giver ledere real-time synlighed i projektstatusser.

Indsigtsfuld medarbejderovervågningssoftware genererer rapporter, der opsummerer en persons arbejdsmønstre, tid brugt på opgaver og overordnede produktivitet. Disse rapporter kan bruges til præstationsevalueringer og procesforbedringer.

Opgavefordeling

Effektiv opgavefordeling er en hjørnesten i vellykket projektledelse, og det bliver endnu mere kritisk, når dit team arbejder eksternt. Fjernteams består ofte af medlemmer spredt på tværs af forskellige steder, kulturer og arbejdsvaner. Som et resultat kan det være en skræmmende udfordring at sikre, at opgaver tildeles, spores og fuldføres problemfrit.

Uden en struktureret tilgang til opgavefordeling risikerer eksterne teams at støde på fejlkommunikation, dobbeltarbejde, manglende deadlines og overordnet projektineffektivitet. Derfor er det vigtigt at etablere et robust system, der muliggør klar opgavefordeling, samarbejde og real-time statussporing.

Løsning: Opgavestyringssoftware

Fjernorganisationer kan implementere opgavestyringssoftware for at løse dette problem. Sådan en robust løsning er monday.com, som tilbyder en omfattende platform til fjernorganisering, tildeling og sporing af opgaver.

Nøglefunktioner:

• monday.com opgavestyringssoftware giver en centraliseret platform til lagring af alle opgaver, projekter og relaterede oplysninger. Derfor kan alle interessenter få adgang til de seneste opdateringer og opgavetildelinger.
• Softwaren giver ledere mulighed for at skabe brugerdefinerbare arbejdsgange, der afspejler teamets unikke processer og krav. Det strømliner opgavefordelingen og sikrer sammenhæng.
• Ledere kan også tildele opgaver til specifikke teammedlemmer og sætte klare deadlines. Tildelte modtager meddelelser og opdateringer, der hjælper dem med at holde styr på deres ansvar.
• monday.com inkluderer samarbejdsværktøjer som fildeling, kommentarer og integrationer med forskellige platforme for at fremme problemfri kommunikation mellem teammedlemmer.
• Medarbejdere kan opdatere status for deres opgaver, markere dem som igangværende eller afsluttede og give relevante opdateringer. Med denne synlighed i realtid forbliver alle opmærksomme på opgavens fremskridt.

monday.com tilbyder visuelle dashboards, der tydeligt viser projektstatusser, afventende opgaver og kommende deadlines. Denne visuelle repræsentation hjælper med sporing og beslutningstagning.

Utilstrækkelig kommunikation

Effektiv kommunikation er hjørnestenen i succesfuldt teamwork, og det bliver endnu mere kritisk i et fjerntliggende miljø. Uden nogen ansigt-til-ansigt interaktioner og afslappede samtaler kæmper fjernhold ofte.

Misforståelser, uklarhed i onlinemøder og informationshuller kan nemt opstå, hvilket fører til forsinkelser, fejl og nedsat teamsammenhæng. At starte fra manglende projektopdateringer til uklare forventninger og en følelse af isolation blandt teammedlemmer kan forårsage kommunikationshuller. Løs denne udfordring for at sikre, at dit eksterne team kan samarbejde, dele information og levere det bedste output.

Løsning: Mødesoftware med automatisk notering

Mødesoftware med automatiske notefunktioner er den nemmeste løsning til at løse dette hul. Sådan et værktøj er Otter.ai. Den transskriberer og registrerer møder og sikrer, at vigtige diskussioner og beslutninger er nøjagtigt dokumenteret.

Nøglefunktioner:

• Møder afholdt ved hjælp af Otter.ai transskriberes i realtid, hvilket skaber en tekstmæssig registrering af hele samtalen. Denne transskription fanger talte ord og gør dem tilgængelige til senere reference.
• Den transskriberede tekst er søgbar, hvilket gør det muligt for brugere at finde specifikke emner, nøgleord eller beslutninger taget under mødet. Denne funktion gør det nemt at hente relevant information hurtigt.
• Transskriberede møder kan deles med teammedlemmer, der ikke var i stand til at deltage, hvilket sikrer, at alle forbliver informeret og på linje.

Otter.ai identificerer forskellige talere og tildeler deres bidrag til transskriptionen, så brugerne kan spore, hvem der sagde hvad under mødet.

Ad hoc-diskussioner/møder

Spontane diskussioner og ad hoc-møder spiller en afgørende rolle i problemløsning, brainstorming og beslutningstagning i et team. På fysiske kontorer kan teammedlemmer nemt samles til improviseret diskussioner, dele ideer og tage fat på presserende sager. Men i et fjerntliggende miljø opstår manglen på fysisk nærhed chancerne for at gå glip af vigtig information.

Uden en struktureret plan for ad hoc-møder kæmper fjernhold for at løse presserende problemer hurtigt. Det er derfor, du skal udstyre dine eksterne teammedlemmer med værktøjer, der giver dem mulighed for at oprette forbindelse og samarbejde spontant, ligesom de ville gøre i et fysisk kontormiljø.

Løsning: Instant Messaging Apps

Brug af en instant messaging-app er altid en fordel til at afholde ad hoc-møder i et fjerntliggende miljø. Slap er en af ​​de mest brugte software i denne kategori. Denne platform er meget brugt til realtidskommunikation og samarbejde mellem teammedlemmer.

Nøglefunktioner:

• Slack giver en platform for teammedlemmer til at kommunikere i realtid gennem tekstbeskeder.
• Brugere kan oprette dedikerede kanaler eller grupper til specifikke emner, projekter eller afdelinger. På denne måde føres organiserede og fokuserede diskussioner, hvilket gør det lettere at finde relevante samtaler senere.
• Teammedlemmer kan sende direkte beskeder til enkeltpersoner eller små grupper og fremme en-til-en diskussioner eller diskussioner i små grupper uden behov for et formelt møde.
• Det giver dig mulighed for at dele filer, dokumenter og billeder direkte på platformen, hvilket forbedrer samarbejde og informationsdeling.

Slack integreres med andre værktøjer og platforme, hvilket muliggør sømløse overgange fra diskussioner til handlingspunkter eller opgaver.

Planlægningsproblemer

Koordinering af tidsplaner på tværs af tidszoner – helt sikkert et puslespil. Ukorrekt planlægning kan føre til mistede møder, forsinkelser i projekttidslinjer og vanskeligheder med at tilpasse teammedlemmer til vigtige diskussioner.

Derudover betyder fjernarbejde ofte, at teammedlemmer har fleksible tidsplaner, hvilket gør det sværere at finde overlappende tilgængelighed til samarbejde. Fjernteams står over for udfordringer med at få alle medlemmer til at deltage i møder og diskussioner, hvilket fører til kommunikationshuller og ineffektivitet.

Løsning: Planlægningsværktøj

Et dedikeret planlægningsværktøj løser dette problem ved at foreslå det bedste vindue til møder. Calendar.com er et lignende værktøj, der strømliner processen med at planlægge møder, aftaler og andre samarbejdsaktiviteter.

Nøglefunktioner:

• Det giver teammedlemmer mulighed for at dele deres tilgængelighed, herunder arbejdstimer, pauser og foretrukne mødetider. Denne information hjælper med at finde passende tidsvinduer.
• Værktøjet kan automatisk foreslå ledige tidsintervaller baseret på tilgængeligheden af ​​alle deltagere, hvilket reducerer behovet for frem og tilbage kommunikation.
• Det giver automatiske tidszonekonverteringer, hvilket gør det nemmere at koordinere møder mellem teammedlemmer i forskellige dele af verden.
• Brugere kan sende invitationer til deltagere med det foreslåede mødetidspunkt, dato og dagsorden. Deltagere kan bekræfte deres tilgængelighed og modtage kalenderinvitationer.
• Den integreres med kalenderplatforme som Google Kalender, Outlook eller andre, hvilket sikrer, at planlagte begivenheder tilføjes nøjagtigt til deltagernes kalendere.

Calendar.com kan sende automatiske påmindelser til deltagere før planlagte møder, hvilket reducerer risikoen for manglende aftaler.

Vækstmåling

Måling af vækst og ydeevne er afgørende for, at virksomheder kan spore deres fremskridt, mindske risici og træffe fornuftige beslutninger. Men måling af vækst kan give unikke udfordringer i et fjerntliggende arbejdsmiljø. Traditionelle metoder til præstationsmåling, såsom evalueringer på stedet, kan være mindre gennemførlige for fjerntliggende teams.

Derudover kan fjernarbejde nogle gange føre til manglende overblik over individuelle og teampræstationer, hvilket gør det vanskeligt nøjagtigt at vurdere vækst og ydeevne. Manglende vækstmåling fører til ineffektiv KPI-sporing og unøjagtig trendanalyse, hvilket begrænser teamets produktivitet.

Løsning: Software til analyse og forretningsgange

Som en løsning kan virksomheder implementere et omfattende virksomhedsdashboard. Zoho Analytics er en af ​​de bedste platforme til det samme. Det gør det muligt for organisationer at visualisere og analysere data fra forskellige kilder, hvilket letter datadrevet beslutningstagning.

Nøglefunktioner:

• Det giver virksomheder mulighed for at integrere data fra flere kilder såsom finansielle systemer, salgsplatforme og projektstyringsværktøjer.
• Platformen tilbyder en række visualiseringsmuligheder, herunder diagrammer, grafer, tabeller og dashboards, hvilket gør komplekse data nemme at forstå og fortolke.
• Organisationer kan definere og spore tilpassede KPI’er, der er relevante for deres vækstmål. Disse KPI’er kan omfatte økonomiske målinger, operationel ydeevne, kundetilfredshed og meget mere.

Zoho Analytics leverer opdateringer i realtid, der sikrer, at vækstdata er aktuelle og tilgængelige til enhver tid.

Motivation af medarbejdere

At holde eksterne teammedlemmer motiverede kan være udfordrende, men et medarbejderbelønningsprogram kan virkelig booste humøret. I modsætning til i et traditionelt kontormiljø kan fjernmedarbejdere opleve en følelse af isolation, afbrudt forbindelse og reduceret engagement.

Dette kan påvirke deres generelle moral, arbejdsglæde og i sidste ende deres præstation. Uden effektive strategier til at øge motivationen kan virksomheder stå over for udfordringer relateret til nedsat produktivitet, lavere arbejdskvalitet og vanskeligheder med at fastholde toptalent.

Løsning: Employee Rewards Program

Med virtuelle badges, point og belønninger, der kan tilpasses, kan medarbejdernes motivation nemt øges i fjerntliggende arbejdsmiljøer. NectarHR er en avanceret platform, der giver organisationer mulighed for at skabe og administrere medarbejderanerkendelses- og belønningsinitiativer.

Nøglefunktioner:

• Platformen giver virksomheder mulighed for at tilpasse de tilbudte belønninger baseret på organisationens kultur og præferencer hos eksterne teammedlemmer.
• Medarbejdere kan anerkende og fejre hinandens præstationer, hvilket fremmer et positivt og støttende teammiljø.
• Ledere kan bruge platformen til at anerkende fremragende præstationer, sætte et eksempel for andre teammedlemmer og styrke en kultur af påskønnelse.

NectarHR giver ofte data og indsigt i genkendelsestendenser, der hjælper virksomheder med at forstå, hvilken adfærd og præstationer, der værdsættes mest af deres eksterne teams.

Konklusion

Så der har du det! Vi har nævnt udfordringerne ved at administrere fjernhold, og hvordan man tackler dem med nogle fantastiske softwareløsninger. Fra opgavestyring til kommunikation og motivation tilbyder de ovennævnte værktøjer en omfattende tilgang til at sikre fjernteams succes i nutidens dynamiske arbejdsmiljø. Udnyt disse værktøjer og erobre det eksterne arbejdsmiljø som en professionel! Tak fordi du læste med; Skål!

Du kan også udforske de bedste dokumentsamarbejdsværktøjer til eksterne teams.