Brug af en effektiv UCaaS-platform til gavn for din virksomhed, ikke kun på nuværende tidspunkt, men kan også hjælpe dig med at få en teknologisk fordel i de kommende år.
Løsninger som UCaaS er i høj kurs i disse dage for den fleksibilitet, bekvemmelighed, skalerbarhed, omkostningsoptimering og andre fordele, de tilbyder moderne virksomheder, der står over for hård konkurrence.
De har vist sig at være essentielle i afgørende tider som den nylige pandemi, hvor medarbejderne skulle arbejde eksternt.
At have avancerede værktøjer og ressourcer til den eksterne arbejdsstyrke giver bedre produktivitet, strømlinet arbejde og succes.
I denne artikel vil jeg diskutere UCaaS og de bedste UCaaS-platforme, du kan vælge for at strømline kommunikationen i din virksomhed.
Indholdsfortegnelse
Hvad er UCaaS?
Unified Communications as a Service (UCaaS) er en cloud-leveringsmekanisme, der bruges til virksomhedskommunikation. Det gør det muligt for unified communication-tjenester at være tilgængelige og tilgængelige fra skyen for virksomheder, fra virksomheder til SMB’er.
UCaaS er et af begreberne i Anything-as-a-Service (XaaS) som SaaS, PaaS, IaaS osv. Det er også en del af den digitale transformationsindsats, der fremmer adoptionen af cloud-tjenester på tværs af brancher globalt. Det understøtter seks vigtige kommunikationsfunktioner:
- Virksomhedstelefoni
- Samlet besked
- Mobilitet
- Instant messaging samt tilstedeværelse for teams og enkeltpersoner
- Mødeløsninger som video, lyd og webkonferencer
- Kommunikationsaktiverede processer som workstream-samarbejde, kommunikationsplatforme, kontaktcentre osv.
Da det er cloud-baseret, kan virksomheder i alle former og størrelser nemt tage det til sig. Det giver dem fordelene ved nem skalering, problemfri opsætning, omkostningsbesparelse og meget mere.
Hvordan virker UCaaS?
Den skybaserede UCaaS-infrastruktur leveres, ejes, drives og vedligeholdes af en tjenesteudbyder. Derfor behøver kunderne ikke selv at konfigurere eller opsætte nogen infrastruktur for at komme i gang. Nogle af dens egenskaber er:
- Multileje, herunder opdelte lejere, der bor på delt unified communications-infrastruktur som datacentre, computere, racks, fælles udstyr, netværk og blade
- En selvbetjeningswebportal til at levere, administrere og overvåge brug og ydeevne
- Tjenester er licenseret til et tilbagevendende, månedligt eller abonnementsgebyr
UCaaS strømliner kommunikationstjenester og -løsninger på tværs af en virksomhed. Det giver chat, SMS, videokonferencer, et kontaktcenter og mange flere muligheder. Alt sker på internettet; Derfor behøver du ikke ekstra VolP-hardware for at kunne levere tjenester til dine kunder. UCaaS-tjenesteudbydere vil håndtere al backend-konfiguration, telefoni, funktioner og sikkerhed.
For at hjælpe dig med at forstå, hvordan UCaaS fungerer, er det nødvendigt at diskutere VolP eller Voice-over-Internet Protocol, som driver UCaaS stemmefunktionalitet. VoIP konverterer lyd til datapakker og sender den til en cloud-baseret telefontjenesteudbyder. Voicemail-meddelelser og telefonnumre fungerer også ved hjælp af den universelle Session Initiation Protocol (SIP).
UCaaS udnytter VolP fuldt ud uden kompleksitet. Dette gør det muligt for dit team nemt at foretage opkald, og alle kan arbejde eksternt med applikationer installeret på deres mobile enheder og computere.
Derudover kan UCaaS-datacentre modstå hårdt vejr, overspændinger og strømafbrydelser, hvilket resulterer i forretningskontinuitet og skalerbarhed, hvilket er vanskeligt og dyrt at administrere for virksomheder, hvis de opretter deres egen UCaaS-platform.
Desuden drives UC-tjenester praktisk talt med ubesværet samarbejde, meddelelser og videoapplikationer. Alt er designet på en sådan måde, at det kan reducere kompleksiteten og give dig jævn, ensartet kommunikation i din organisation, uanset om det er lokalt eller eksternt.
UCaaS-komponenter i detaljer
UCaaS rummer forskellige kommunikationsværktøjer, lydkonferencer og telefoni til fildeling, udveksling af e-mails og videokonferencer.
Så en god UCaaS-platform skal tilbyde alle disse muligheder sammen med en intuitiv grænseflade for ubesværet navigation og bedre produktivitet. Det skal også tilbyde et integreret kontaktcenter, indlejret kommunikation, chat, video og stemme.
Nøglekomponenterne i UCaaS er:
Telefon eller telefonsystem
UCaaS-platforme leveres med et kvalitetstelefonsystem med væsentlige funktioner såsom viderestilling, routing, optagelse, ID-blokering, auto-attendant, voicemail, opkaldsstyring osv. Det bruger cloud PBX og VolP til at gøre det muligt for en virksomhed at foretage/modtage opkald på internettet. Avancerede løsninger kan også mobilisere AI for bedre effektivitet og rig dataindsigt.
Videokonference
Videokonferencer er blevet mere nødvendige for, at moderne virksomheder kan trives, især efter covid-19-pandemien. Medarbejdere arbejder måske fra hvor som helst, og hvis du vil diskutere noget vigtigt eller holde et møde, er denne kommunikationsform fremragende, uanset hvor deltagerne slutter sig til fra.
UCaaS-løsninger kan tilbyde telefon- og videoopkald med flere deltagere og én-til-én for at understøtte kontormøder, webinarer, præsentationer, chats og mere. Dette øger samarbejdet, uanset afstandsfaktoren.
E-mail og Instant Messaging
Med øjeblikkelige beskeder kan teammedlemmer nemt chatte online i realtid. Dette er nyttigt til hurtige briefinger, påmindelser og regelmæssig kommunikation. Det er også fantastisk til at yde kundesupport, da det er praktisk, effektivt og ikke-påtrængende.
På samme måde er e-mail nyttig for virksomheder og forbliver effektiv. Det er den mest professionelle måde at kommunikere på og også effektiv. Du kan bruge e-mails sammen med andre kommunikationskanaler til at strømline arbejdsgange og give medarbejdere og kunder deres foretrukne måde at kommunikere på.
Samarbejdsværktøjer
UCaaS-platforme inkluderer forskellige samarbejdsværktøjer til at forbedre teamwork og kommunikation. Det tilbyder funktioner som hurtig planlægning, skærmdeling, fildeling, optagelse, coaching samt projekt-, kunde- og medarbejderstyring.
Cloud- og klientbaseret
UCaaS er cloud-baseret, hvilket betyder, at hver UCaaS-platform og -tjeneste hostes i skyen eller over internettet af tjenesteudbyderen i deres datacentre. Dette gør det muligt for dig at få adgang til disse tjenester fra hvor som helst, ved at bruge enhver enhed og arbejde eksternt.
Fordele ved UCaaS for virksomheder og fjernarbejdere
Som diskuteret ovenfor kommer UCaaS med mange fordele, både for virksomheder og brugere, inklusive fjernarbejdere. Nogle af fordelene er som følger:
Skalerbarhed
UCaaS giver dig mulighed for nemt at skalere din virksomheds software og ressourcer op eller ned baseret på dine krav. Du kan også tilføje/fjerne brugere med det samme uden at planlægge på forhånd. Dette er udfordrende i lokale løsninger, hvis du vil skalere. Du bliver nødt til at investere så meget i din teknologiske stak og genopfinde den for at understøtte en sådan skalerbarhed. Men i UCaaS er dette muligt med et klik på en knap.
Fleksibilitet og tilgængelighed
UCaaS-løsninger er ubesværet at få adgang til for alle, hvor som helst. Dette giver fleksibiliteten ved at arbejde hjemmefra eller et hvilket som helst andet sted, medarbejderne ønsker, hvilket gør det fantastisk til fjernarbejdere. Da UCaaS-applikationer og -løsninger er implementeret over internettet eller skyen, kan du få adgang til alle kommunikationsværktøjer på enhver enhed, hvad enten det er en smartphone, bærbar computer, desktop eller tablet.
Omkostningsbesparelser
UCaaS leveres til kunder som en abonnementsbaseret løsning. Bare betal et bestemt beløb i en fast periode og få adgang til alle kommunikationsfunktioner og værktøjer på et enkelt sted uden at skulle installere dyr hardware eller software eller bruge på vedligeholdelse.
Alt du behøver er at investere i dine systemer sammen med kvalitetsbåndbredde for at få adgang til UCaaS-løsningerne. Derudover vil alle tjenester og funktioner blive defineret for din valgte plan, og du vil være sikret mod uforudsigelige kommunikationsudgifter eller udsving. Dette hjælper dig med at administrere forretningsudgifter og samtidig forbedre dit investeringsafkast.
Med UCaaS kan du spare på telefonregninger med et fast månedligt gebyr for ubegrænset opkald og kræver ingen forudgående omkostninger. Du behøver ikke betale for indbyggede avancerede UCaaS-funktioner, da de er inkluderet i dit valgte abonnement. Du behøver heller ikke bruge IT-personale til overvågning og vedligeholdelse, da alt vil blive håndteret af tjenesteudbyderen.
Tidsbesparende
Hvert sekund tæller, når du er i erhvervslivet. Interessante muligheder kan banke på din dør til enhver tid. Derfor skal du altid være klar.
Men hvad nu hvis du bruger så meget tid og ressourcer på at bygge alt fra bunden in-house og så på vedligeholdelse, sikkerhed, compliance, funktionalitet osv.?
Din kernefunktionalitet og forretning kan blive påvirket, især hvis du mangler arbejdskraft eller budget.
I stedet vil valget af UCaaS give dig service minus al hovedpine af administration og vedligeholdelse; du kan overlade alt til tjenesteudbyderen.
Samarbejde og produktivitet
Kraftige kommunikationsværktøjer leveret i skyen hjælper alle dine medarbejdere, især fjernmedarbejdere, til at samarbejde effektivt. Det fremmer en sund arbejdskultur, hvor alle er tilsluttet og deler indsigt og er på samme side, uanset om medarbejderne er fra samme afdeling eller forskellige.
Tilsvarende hjælper UCaaS med at booste medarbejdernes produktivitet ved at gøre information tilgængelig ved fingerspidserne gennem en cloud-løsning og effektiv kommunikation og samarbejde mellem medarbejdere og dine kunder.
Ifølge Ciscooplevede 75 % af brugerne forbedret produktivitet ved at bruge UCaaS, mens de arbejdede på flere websteder i en virksomhed.
Bortset fra alt det ovenstående giver brug af UCaaS-platforme andre fordele, herunder:
- Indbygget redundans af stemmeløsninger for bedre pålidelighed
- Nem administration og brugsrapportering
- Strømlinet medarbejder- og brugeroplevelse med eksisterende værktøjer
- Enkelt kontaktpunkt for fejlfinding gennem UCaaS-udbyderen
- Sikkerhed og overholdelse af regler som HIPAA, PCI-DSS, SOC osv.
Nogle vigtige UCaaS-vilkår
Fjernarbejde
Fjernarbejde er et udtryk, der bruges i et moderne forretningslandskab, der betyder, at medarbejderne kan arbejde på deres tildelte opgaver, uanset hvor enkle eller komplekse, uden for en traditionel arbejdsplads som et kontor. Folk kan oprette forbindelse ved hjælp af telekommunikationsværktøjer såsom telefonopkald, videokonferencer osv. og samarbejde fra hvor som helst i verden, forudsat at de har en stabil internetforbindelse.
Virtuelt kontor
Et virtuelt kontor er en opsætning, hvor en person kan udføre deres opgaver eksternt. Den har den enhed (smartphone, iOS, desktop, osv.), de bruger til at få adgang til alle ressourcer, websteder, kontorfiler og andre værktøjer. Det kan ligne dit skrivebord på kontoret, og du kan designe det, så det ser professionelt og moderne ud. Du kan bruge en behagelig stol til at sidde, arbejde, slappe af og gentage sammen med et bord og andre vigtige ting, du har brug for, mens du arbejder.
Samarbejdsarbejdsplads
Et kollaborativt arbejdsområde er et sådant arbejdsmiljø, der fokuserer på samarbejde mellem medarbejdere i en organisation. Dette gøres for at reducere kompleksitet, lukke kommunikationshuller og fremme et sundt arbejdsmiljø. I et samarbejdende arbejdsområde føler medarbejderne et tilhørsforhold til organisationen og opfordres til at yde deres bedste, uanset om de arbejder fra kontoret eller fjernt.
Så hvis du leder efter den bedste UCaaS-platform, er her nogle anbefalinger til dig.
Vonage
Få samlet kommunikation med kun én app – Vonage til beskeder, tale, sociale medier, fax og video. Det tilbyder mere end 50 funktioner og andre integrerede løsninger, skalerbarhed og global tilstedeværelse, øget forbindelse og produktivitet, 99,999 % oppetid og servicekvalitet (QoS).
Nøglefunktioner:
- Vonage-møder, et intuitivt videosamarbejdsværktøj til brug for hele din organisation
- Adminportal til at administrere telefonsystemer
- Mobil- og desktopapps til at holde dine værktøjer og teams forbundet
- Business-indbakke til at fange og løse problemer hurtigere ved hjælp af SMS, Facebook Messenger og MMS
- En virtuel AI-assistent, der tilbyder stemmeaktiveret kundeselvbetjening
- App Center til at integrere applikationer af høj værdi for at forbedre produktiviteten og brugeroplevelsen
- Opkalds-id blokering
- Optaget lampefelt for at identificere, hvilke telefoner der er i brug
- Ring til Announce for at finde ud af opkaldsårsagen og ringe til konferencen
Vonage er nem at sætte op, hurtig at skalere og ubesværet at adoptere. Derudover gør det medarbejderne i stand til at interagere med kunder og hinanden stort set når som helst og hvor som helst.
Zoom
Saml dine møder, chat og stemme med en enkelt løsning – Zoom der tilbyder kommunikationsfleksibilitet og letter samarbejdet.
Nøglefunktioner:
- Møder: Sikker HD-lyd og -video, indbyggede samarbejdsløsninger og kalenderintegration
- Chat: Øjeblikkelig forbindelse med kunder og forenkler andre medarbejdere, planlægge og gennemføre telefonopkald og ad hoc-møder, spore opgaver og dele filer
- Telefon: Brug Zoom-telefon, forvandl et opkald til video, og brug cloud VolP-opkald fra en bærbar computer, mobil, desktop og tablet
- Videowebinarer: Zoom-webinarer, der kan skalere op til 50.000 personer, inklusive over 100 videopaneldeltagere med top video- og lydkvalitet og mulighed for at tilpasse opsætning, livestreaming og registrering
- Zoomrum: Et konferencerum til at samarbejde eksternt eller fra kontoret
- Sikkerhed: 256-bit AES-GCM-kryptering og andre sikkerhedsfunktioner til møder
- Understøttede platforme: macOS, Windows, Linux, Android OS og iOS
Ved at bruge Zoom får du klar opkaldsmængde, krypteret og sikker cloud-kommunikation, hurtig meddelelser og en forenklet teknologisk stak.
Nextiva
Nextiva gør kommunikation lettere ved at lade dig forbinde telefonsystemer med forretningsapplikationer, automatisering og kunstig intelligens på én enkelt platform for at hjælpe dig med at drive din virksomhed godt.
Nøglefunktioner:
- Automatisering til at udføre gentagne kommunikationsaktiviteter såsom autosvar, afsendelse af e-mails, udførelse af undersøgelser osv., og spar tid
- Analyse for at få dyb forretnings- og kundeintelligens
- Robuste indbyggede værktøjer til at drive serviceteams og salg
- Cloud PBX med opkaldsdirigering
- HD telefonopkald
- Skærmdeling
- CRM integrationer
- Avancerede funktioner omfatter opkaldslogning, optagelse, køer, overførsler, viderestilling, ID, musik i venteposition, automatiske assistenter osv.
Nextiva giver dig mulighed for at interagere med kunder og medarbejdere på flere kommunikationsplatforme såsom telefon, e-mail, video, tekst og sociale medier.
Microsoft Teams
Brug den populære platform Microsoft Teams at komme i kontakt med mennesker på arbejde, i hjemmet og i skolen.
Nøglefunktioner:
- Den understøtter alle enheder fra stationære og bærbare computere til smartphones og tablets
- Datakryptering til filer, opkald, chats og møder
- Fildeling, polling og opgaveautomatisering
- Sky lagring
- Webinar hosting, tilmeldinger, kundeaftaler mv.
- Rapporteringsværktøjer
- Integration med værktøjer som Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneDrive, SharePoint osv.
Teams forbinder dig med dine kolleger, venner og familie og får adgang til delte ressourcer overalt for at lære og innovere gennem opkald, deling af videoer og chat.
DialPad
Tal, mød og send besked til dine kunder og medarbejdere ved hjælp af Tavle, som giver et smukt arbejdsområde til at hjælpe dig med at skabe meningsfulde relationer. Uanset hvor dine teams og kunder er, følger den med dig overalt og forener kommunikationen.
Det tilbyder vidunderlige funktioner og integrationer og bliver ved med at innovere for at bringe bedre løsninger.
Nøglefunktioner:
- AI-drevne videomøder, salgsopsøgende og kontaktcenter
- Strækker sig til mere end 70 lande med gratis og lokale #’er
- Næsten 100 % oppetid SLA
- Mulighed for at indsamle CSAT på alle kundeopkald
- Indbygget talegenkendelse samt Natural Language Processing (NLP)
- 74+ integrationer tilgængelige
- GRATIS prøveperiode i 14 dage
Du kan regne med denne platform i virksomhedskvalitet til alle dine kommunikationsbehov, uanset din virksomhedstype og størrelse.
Gå til
Hold forbindelsen med dine kolleger, kunder og mennesker, der betyder noget ved hjælp af en simpel løsning – Gå til. Dette skybaserede telefonsystem er sikkert og designet til fjernarbejde og fleksibelt arbejde.
Nøglefunktioner:
- En visuel træk-og-slip-editor for nem konfiguration
- Cloud PBX og internationale opkald
- Opkaldsdirigering, HD-videokonferencer, automatisk betjening, telefonbog mv.
- Portering af aktuelle numre eller tilføjelse af et gratisnummer
- Tilpasselige opkaldsplaner og opkaldsdirigering
- Strømlinet kontaktcenter-workflow
- 99,999 % oppetid, distribueret cloud-arkitektur og lavt båndbreddeforbrug
GoTo understøtter alle enheder, og det er nemt at skifte mellem dine desktop-apps, fastnettelefon eller mobilapp.
Konklusion: Hvorfor er UCaaS afgørende for fremtiden?
Investering i den rigtige UCaaS-platform vil tilbyde bedre kommunikation i din organisation – blandt dine medarbejdere og kunder. Det vil også tilbyde bedre skalerbarhed, pålidelighed, fleksibilitet og ROI.
Ifølge en 2012-rapport fra IDCUCaaS-markedet nåede 47,2 milliarder dollars i 2020. Ser man på dets vækst og øgede brug gennem årene, forventes det at blive ved i mange år. Så vælg den bedste UCaaS-platform og nyd dens fordele for din virksomhed.