Der er sket et skift i erhvervs- og arbejdspladskulturen i de senere år. Arbejdsgivere fremmer i stigende grad papirløs kontorsoftware for at lette hurtig, bekvem og lettere adgang til information.
Med denne type kontor kan medarbejderne omgå deres tidsplaner, og information distribueres lettere i hele organisationen.
Med stigende miljøbekymringer bliver virksomheder mere afhængige af papirløse kontorer. Hvert år genererer den gennemsnitlige kontormedarbejder mere end 2.000 pund affald, ifølge en undersøgelse udført af National Association of Office Product Suppliers (NAOP).
Det er op til virksomheder at enten øge deres genbrugsindsats eller reducere mængden af affald, de genererer.
Du kan overveje en papirløs kontormodel, hvis din virksomhed leder efter en bæredygtig tilgang til at reducere affaldsproduktionen. Det eliminerer behovet for traditionelle dokumenter såsom breve, rapporter og fakturaer ved hjælp af papirløs kontorsoftware.
Fotokopiering og sortering af stakke af papir kan elimineres, hvilket sparer administrativt personales tid. Ydermere kan virksomheder spare penge på udskrivning med et papirløst kontor.
Det kan virke skræmmende at gå papirløst på dit kontor, men det er ikke så svært, som du tror. I denne guide vil vi forklare det grundlæggende i at gå papirløst og give tips til at komme i gang.
De følgende trin hjælper dig med at organisere dit kontor og gøre det mere effektivt, hvilket gør dit liv lettere på arbejdet.
Indholdsfortegnelse
Miljøpåvirkning på grund af papircentrerede kontorer
Papir er et alsidigt materiale, der har været brugt i århundreder. Den kan bruges til forskellige formål, lige fra skrift og tryk til emballering og isolering. Med den stigende popularitet af papirbrug er det vigtigt at være opmærksom på affaldets indvirkning på miljøet.
Det har en betydelig miljøpåvirkning på grund af dets høje produktions- og forbrugsrater. Faktisk er papirindustrien ifølge FN’s miljøprogram (UNEP) en af verdens tre mest miljøbelastende industrier.
Papircentrerede kontorer bidrager til miljøskader, når digitale platforme bliver det nye normale.
Hvad er papirløst kontor?
Papirløse kontorer er en populær trend i erhvervslivet, hvor medarbejderne ikke er forpligtet til at bære noget papirarbejde med sig. Med det papirløse kontor kan alt papirarbejde, der tidligere blev udført på kontorer, nu udføres elektronisk.
Dette reducerer papirforbruget og giver medarbejderne mulighed for at arbejde fra hvor som helst i verden. Et papirløst kontor er vigtigt af flere årsager, og det vil sandsynligvis blive endnu mere populært i de kommende år.
Fordele ved papirløst kontor
Det er ingen hemmelighed, at teknologien er i konstant udvikling. De dage er forbi, hvor vi var nødt til at blande papir rundt på vores kontor for at holde os organiseret.
Moderne papirløs kontorsoftware kan nemt finde forespørgsler i de største dokumenter på få sekunder. Det er derfor, kontorer bevæger sig mod et papirløst kontor med nutidens avancerede papirløse kontorsoftware, herunder digitale filer og elektroniske optegnelser.
Her er et par fordele ved, hvorfor du bør overveje at adoptere et papirløst kontor:
Forbedrer kommunikationen
I modsætning til de gamle dage, hvor medarbejderne skulle vente timer på, at dokumenter kom i deres postkasser, kan de nu få adgang til information med det samme, når de har brug for det via digitale systemer. Det betyder hurtigere svartider på kundeønsker og forbedret kommunikation mellem medarbejdere og ledelse.
Reducerer energiomkostninger
Papir kræver meget energi at producere og sende, hvilket tæller over tid. Ved at blive papirløs kan du reducere dit kontors energiforbrug ved at bruge elektroniske dokumenter i stedet for fysiske. Dette kan halvere din energiregning eller mere.
Spare tid
Når alt er digitalt, er der ingen grund til at kopiere og indsætte oplysninger fra et dokument til et andet.
Du kan nemt få adgang til de oplysninger, du har brug for, lige fra dit skrivebord uden at bruge ekstra tid på at søge efter dem. Dette sparer tid, reducerer unødvendig stress og pres og er med til at sikre, at du aldrig går glip af den kritiske deadline.
Reducerer spild
En stor del af at reducere spild er at begrænse, hvad der går i skraldespanden. Ved at blive papirløs kan du undgå at printe utallige stykker papir, der bliver smidt i papirkurven.
Gem i stedet al information digitalt på din computer eller i digitale filer. Det betyder mindre spild og færre ture på genbrugspladsen.
Hvordan implementerer man papirløs kontoridé på arbejdspladsen?
Det kan være svært at administrere alt det papir, du samler op i nutidens digitale verden. Men når du implementerer et papirløst miljø, gør det ikke kun din virksomhed mere effektiv, men hjælper også med problemer som genbrug og opbevaring. Her er nogle måder, hvordan du bliver papirløs for din virksomhed:
#1. Brug Cloud Storage-platforme
Overgangen til et papirløst kontor bliver stadig mere populært, men det er ikke uden udfordringer. En af de største udfordringer er, at mange medarbejdere stadig er afhængige af papirdokumenter for at fuldføre deres arbejde.
Det betyder, at de har brug for adgang til disse dokumenter, uanset hvor de er, hvilket kan være et problem, hvis de er væk fra deres skrivebord, eller deres computer går ned.
En måde at løse dette problem på er at bruge cloud storage platforme. Disse platforme giver medarbejderne mulighed for at opbevare deres dokumenter elektronisk og få adgang til dem fra enhver enhed. Dette eliminerer behovet for, at de skal bære rundt på masser af papirdokumenter og gør det nemmere at holde styr på alt, hvad de har brug for.
En anden fordel ved at bruge disse platforme er, at de kan hjælpe dig med at spare penge. Hvis du gemmer dine dokumenter elektronisk, skal du ikke betale for deres plads på din harddisk. Dette er især vigtigt, hvis du har mange dokumenter at opbevare.
Overordnet set er brug af cloud-lagringsplatforme en fantastisk måde at forbedre effektiviteten af dit papirløse kontor på. De giver medarbejderne en nem måde at få adgang til deres dokumenter, hvilket minimerer deres tid på at lede efter dem.
#2. Implementere elektroniske kommunikationsværktøjer
Det er ingen hemmelighed, at elektroniske kommunikationsværktøjer bliver mere og mere almindelige på nutidens arbejdsplads. Kontormedarbejdere på alle niveauer omfavner disse værktøjer som e-mail, Microsoft Office 365 eller Slack for at øge effektiviteten og reducere papirspild.
En af de vigtigste fordele ved at bruge disse værktøjer er, at de kan hjælpe med at eliminere unødvendigt papirarbejde. Dette sparer tid og energi og mindsker risikoen for menneskelige fejl.
Derudover kan elektroniske kommunikationsværktøjer også hjælpe med at forbedre effektiviteten og produktiviteten på kontoret. Ved at give medarbejderne mulighed for at dele filer og samarbejde om projekter i realtid, kan disse værktøjer øge effektiviteten med op til 50 %.
Virksomheder, der har implementeret disse værktøjer med succes, har øget medarbejdernes produktivitet og tilfredshed markant.
#3. Uddanne medarbejdere i elektronisk software
Efterhånden som virksomheder bevæger sig mod en papirløs arbejdsplads, skal medarbejderne være ordentligt uddannet for at undgå potentielle ulykker. Ved at lade medarbejdere træne i, hvordan man arbejder uden papirer, kan du være sikker på, at de kan håndtere alle filer eller dokumenter, der skal opbevares elektronisk.
Dette vil ikke kun spare din virksomhed tid og penge, men det vil også hjælpe dit team med at forblive produktive og sikre, mens de arbejder i et papirløst miljø.
#4. Opret et elektronisk arbejdsområde
Papirløse kontorer bliver stadig mere populære, ikke kun fordi de er mere miljøvenlige, men også fordi de er bedre for dine medarbejderes produktivitet.
At skabe et elektronisk arbejdsområde, der er skræddersyet til dine behov, sikrer, at alle på dit kontor er produktive og kan fokusere på deres arbejde.
Papirløs kontorsoftware gør det lettere at arbejde papirløst
Manuelt at udføre hvert trin involveret i at skabe et papirløst arbejdsområde kan være irriterende.
Desuden er det en opgave at administrere en så kompleks sammenhæng mellem forskellige applikationer. Her er et par papirløse kontorsoftware, der er skræddersyet til at tillade kontorer nemt at gå over til den digitale måde uden megen træning eller ressourceallokering.
Signer nu
Mange mennesker kender til den traditionelle papirbaserede metode, når de skal underskrive dokumenter. Denne proces kan dog nogle gange være tidskrævende, og der er ingen garanti for, at alle signaturer er nøjagtige.
Heldigvis gør et nyt onlineværktøj kaldet Sign Now den papirløse proces lettere til at underskrive dokumenter online.
Sign Now giver brugerne mulighed for at oprette digitale signaturer ved hjælp af deres computer eller mobilenhed. Når du har udfyldt din signatur, kan du gemme den i en fil eller dele den med andre. Derudover giver Sign Now nyttige tips og instruktioner til at sikre, at dine signaturer er nøjagtige og læselige.
Tjenesten er gratis og kan tilgås fra enhver computer med internetadgang. Dokumenter kan signeres overalt i verden, og der er ingen grund til at udskrive eller faxe dokumentet.
Indtast detaljerne for papiret, vælg en signaturtype, og indsend derefter formularen. Tjenesten opretter automatisk en digital kopi af dokumentet og sender det til din e-mailadresse.
Derudover kan dette værktøj bruges til forskellige formål, såsom at underskrive dokumenter online, generere aftaler og forhandle kontrakter. Kort sagt, hvis du leder efter en nem måde at få dit juridiske papirarbejde underskrevet, er Sign Now værd at prøve.
Pdf fyldstof
Du vil elske PDF-fylderen, hvis du er en travl professionel med mange dokumenter at administrere. Dette onlineværktøj lader dig redigere, oprette og administrere dokumenter hurtigt og nemt.
Udfyld felterne, klik på send, og dine ændringer gemmes automatisk. Plus, hvis du har brug for at udskrive en kopi eller dele den med en anden, kan PDF-fylderen også hjælpe dig med at gøre det.
Det er et alsidigt værktøj, der kan bruges til at transformere din statiske PDF til en interaktiv oplevelse for afsender og modtager.
PDF Filler har forskellige funktioner, som gør det til et ideelt valg for folk, der har brug for at opdatere eller administrere deres filer hurtigt. Desuden er det også fantastisk for folk, der har brug for at automatisere oprettelse og udfyldning af PDF-dokumenter online.
Tjek de bedste værktøjer til at komprimere PDF [Online + Software].
DeskTime
At administrere ens arbejde og personlige tid er svært, men hvis du leder efter en app til at hjælpe dig med dette, så er DeskTime et perfekt værktøj.
Med denne app kan du nemt holde styr på alt, der har brug for din opmærksomhed ved hjælp af en automatisk tidsregistrering. Uanset om det er timer brugt på arbejde, eller hvor længe du sov i nat, har denne app alle de klokker og fløjter, der gør det nemt for dig at styre din tidsplan.
DeskTime er den ultimative app til at administrere din tidsplan og din online forretning med succes. Appen tilbyder en række funktioner, der gør den til det perfekte værktøj til tidsstyring og organisering.
Appen er gratis at downloade, og der er ingen køb i appen. Det kan også bruges til at spore din egen tid og andres tid.
Du kan også bruge denne app til at administrere dine online forretningsaktiviteter, herunder spore dine salgstal og opdateringer på sociale medier. Denne ultimative tidsregistrering er det perfekte værktøj til alle, der ønsker at forbedre deres effektivitet og produktivitet.
Download – Web | Android | IOS
Juro
Kompleksiteten af juridiske kontrakter er ret skræmmende, men en digital løsning som Juro er ideel til sådanne sager. Det er et værktøj til automatisering af juridisk kontrakt, der kan hjælpe dit team med at strømline oprettelse, underskrift og sporing af juridiske kontrakter.
Ved at automatisere daglige kontraktopgaver kan du spare tid og sikre nøjagtighed i kontraktoprettelsen. Det giver også en brugergrænseflade, der gør det nemt for alle på dit team at bruge.
Dette gør processen nemmere og mere tilgængelig for alle involverede. Derudover integrerer Juro med flere populære juridiske softwareprogrammer, så du nemt kan administrere og spore dine kontrakter fra ét sted.
Fordelene ved at bruge Juro omfatter automatisering af processen med oprettelse af kontrakter, overvågning og sporing af overholdelse og automatisering af forhandling og opfyldelse af kontrakter.
Det tilbyder også en række funktioner til at hjælpe virksomheder med at forbedre effektiviteten og effektiviteten inden for deres juridiske kontrakter. Så hvis du leder efter en måde at automatisere din kontraktoprettelsesproces, skal du ikke lede længere end Juro.
Filcenter
Med det voksende antal digitale filer, du har, er det nemt at blive overvældet af mængden af data, du skal administrere. Men en måde at håndtere dette på er at bruge et værktøj som Filecenter.
Ved hjælp af dette værktøj kan du hurtigt organisere dine dokumenter og administrere alle dine digitale filer, hvilket gør dem nemme at finde.
Filecenter er et cloud-baseret filhåndteringssystem, der gør det nemt at få adgang til, dele og samarbejde om filer fra enhver enhed eller placering. Du kan få adgang til dette værktøj fra enhver computer med en internetforbindelse.
Du behøver ikke nogen speciel software eller hardware for at bruge FileCenter. Du skal bare åbne webstedet og begynde at søge efter de filer, du har brug for. Du kan også bruge dette værktøj til at dele mapper eller gemme store filer i skyen.
Hvis du leder efter en enkel måde at strømline din arbejdsgang og hjælpe dig med at holde dig organiseret, så er Filecenter den perfekte løsning.
M-filer
Hvis du er som de fleste vidensarbejdere, leder du altid efter måder at blive mere produktiv på. Men med den konstante tilgang af ny information og projekter, kan det være svært at følge med. Det er her M-Files kommer ind.
Denne metadatadrevne dokumenthåndteringsplatform er designet til at hjælpe medarbejdere med at frigøre deres produktivitetspotentiale. M-Files-platformen giver dig mulighed for nemt at få adgang til og samarbejde om filer fra enhver enhed eller computer ved at tilbyde en central placering for alle dine dokumenter.
Derudover tilbyder M-Files platformen kraftfulde søgefunktioner, der giver dig mulighed for hurtigt og nemt at finde præcis det, du leder efter.
En af de bedste ting ved M-Files er, at de kan hjælpe virksomheder med at vokse deres overskud. Gennemgang og oprettelse af en M-fil sikrer, at alle dine væsentlige forretningsdata er organiseret og let tilgængelige.
Dette gør det nemmere at spore dine fremskridt og holde styr på din økonomi. En anden stor fordel ved M-Files er, at de er private. Dine virksomhedsdata er ikke offentligt tilgængelige for andre at se. Dette kan beskytte din virksomheds omdømme og værdifulde forretningshemmeligheder.
Cloudli
Cloudlis kraftfulde virtualiseringsfax over IP-løsninger giver dig mulighed for at virtualisere dine operationer, mens du holder kritiske data sikre.
Deres løsninger giver dig mulighed for hurtigt og nemt at oprette, administrere og implementere virtuelle maskiner i skyen uden at bekymre dig om den nødvendige infrastruktur til at understøtte dem.
Med Cloudlis fax-/IP-løsninger kan du sikkert sende og modtage faxer over hele verden uden at skulle bruge en dedikeret faxlinje eller maskine.
Cloudli tilbyder flere fordele for virksomheder, der skal virtualisere deres drift. For det første hjælper det med at konsolidere din infrastruktur og forbedre effektiviteten ved at give dig mulighed for at køre flere applikationer på en enkelt server.
Dette sparer dig tid og penge, da du ikke længere skal købe separate servere til hver applikation. Det beskytter også dine data ved at gøre det muligt for dig at virtualisere dine servere.
Hvis en server fejler, vil de andre fortsætte med at fungere. Endelig kan Cloudli hjælpe med at reducere omkostningerne ved at automatisere kommunikationen mellem dine servere og klienter.
Konklusion
Papirløse kontorer bliver mere og mere populære, ikke kun på grund af de miljømæssige fordele, men også fordi de kan spare dig for mange penge.
I denne guide har vi diskuteret, hvordan du kan hjælpe dit kontor med at blive papirløst. Vi har også nævnt den bedste papirløse software, der hjælper dit kontor med at blive papirløst nemt.
Nu kan du tjekke de bedste virtuelle desktopløsninger til enkeltpersoner og virksomheder.