Vi anbefaler at bruge OHIO (Only Handle It Once) til at triage dine e-mails. En væsentlig del af OHIO er at arkivere e-mails, du skal beholde – få dem ud af din indbakke! Her er grunden til, at arkivering er afgørende – og hvorfor du ikke skal besvære dig med mapper.
Indholdsfortegnelse
Hvorfor du skal arkivere dine e-mails
En hurtig opsummering fra vores OHIO-artikel: din indbakke er ikke et arkiv, en skraldespand, et arkivskab eller en losseplads. Det er en indbakke!
Når du har hundredvis eller tusindvis af e-mails i din indbakke, bliver de hurtigt begravet. Ude af syne er ude af sind. Det er meget sværere at finde specifikke e-mails, det får din e-mail-klient til at arbejde langsommere (selvom du får adgang til din e-mail via en browser som Gmail), og den kan bruge din lagerplads, hvis du bruger Outlook eller Apple Mail på din telefon.
Den nederste linje: Det nytter ikke at beholde alle dine e-mails i din indbakke og masser af gode grunde til at lade være.
Med det i tankerne skal du håndtere en e-mail (besvare/sende den, omdanne den til en opgave, oprette et møde) og derefter enten slette e-mailen eller arkivere den. Sådan skal du gøre det.
Hvor du bør arkivere dine e-mails
Dine e-mails skal gå ind i en arkivmappe. De bør ikke gå ind i en af flere hundrede omhyggeligt organiserede mapper; de skal gå ind i én arkivmappe.
Det er en ret modig udtalelse, så der er brug for en lille begrundelse.
For det første tager et hierarki af mapper tid at konfigurere og vedligeholde, tid der ville være bedre brugt på at håndtere dine e-mails. For det andet kan det kræve en del kræfter at beslutte, hvor en e-mail skal gå hen – går en e-mail fra din kollega om, hvorfor de måske går glip af en projektdeadline, ind i mappen for det pågældende projekt? Mappen for den person? En mappe med erfaringer? – og beslutningstagning er både tidskrævende og drænende. Endelig kan det være sindssygt svært at finde e-mails på et senere tidspunkt, når de kan være i en af flere mapper, og hver mappe har hundredvis af e-mails.
Et enkelt arkiv gør det nemt at flytte dine e-mails fra din indbakke, fordi du ikke behøver at bruge nogen tanke- eller beslutningsressourcer. Du håndterer bare posten og flytter den ind i dit arkiv. Det kunne ikke være enklere, og når du forsøger at holde styr på en uendelig strøm af e-mail, vil du have, at din proces skal være så enkel og nem som muligt. Enhver vanskelighed eller irritation forstørres i skala, så noget, der er et mindre irritationsmoment eller tidsnød for én e-mail, vil være en enorm irritation og tidsnød for hundredvis af e-mails.
For nogle mennesker vil dette være en kærkommen lettelse for torturen af en mappestruktur, men nogle andre mennesker bliver nødt til at trække vejret i en papirpose ved selve tanken om at miste deres møjsommeligt designede, indviklede, logiske, smukke mappestruktur. Hvis det er dig, så bliver dette desværre svært at sluge. Vi anerkender din smerte, selvom vi er sikre på, at de langsigtede fordele ved et enkelt arkiv mere end kompenserer for den kortsigtede smerte ved at ændre dit system
Sådan arkiverer du dine e-mails i bulk
Det virker formentlig indlysende, at for at arkivere dine e-mails skal du blot flytte dem til din Arkiv-mappe, og det har du ret i. Men hvis du har hundredvis eller tusindvis af e-mails i din indbakke, vil det virke ret skræmmende at flytte dem individuelt. Ideelt set skal du finde en måde at flytte dem i løs vægt.
Hvis du bruger en klient som Microsoft Outlook eller Apple Mail, er det nemt at bulke e-mails. Klik på en e-mail i din indbakke, rul ned, tryk på SHIFT-tasten på dit tastatur og vælg en anden e-mail. Alle e-mails mellem den første og den anden vil blive valgt. Du kan trække og slippe dem i din arkivmappe eller bruge knappen Arkiver. Ligesom disketteikonet, der bruges til at repræsentere Gem, er der et standardarkivikon, der ligner en traditionel paparkivkasse. Dette er i både Outlook og Apple Mail (både klientapplikationer og mobilapps) for knappen Arkiver.
Hvis du bruger Outlook-klienten, kan du også oprette en Quick Step-handling, der markerer alle de valgte e-mails som læst og flytter dem til Arkiv-mappen med et enkelt klik (eller tastaturgenvej).
Hvis du har besluttet dig for at starte på en frisk, så kan du altid vælge alle e-mails i din indbakke ved at bruge Ctrl + A tastaturgenvejen (Command + A på en Mac) og arkivere dem. Vi kan ikke fortælle dig, om det er det rigtige at gøre, men du vil helt sikkert få en tom indbakke meget hurtigt.
I en webgrænseflade som Gmail kan du vælge en side ad gangen ved at klikke på afkrydsningsfeltet øverst på siden.
Når du har valgt e-mails, skal du klikke på Arkiver for at flytte dem.
Der er ingen tastaturgenvej til at vælge alle e-mails i din Gmail-indbakke (selvom * + a vil vælge alle e-mails på siden), men når du har valgt alle e-mails på siden, vises en meddelelseslinje over e-mailsene giver dig mulighed for at vælge alle e-mails i din indbakke.
Klik på dette link for at vælge alle e-mails i din indbakke. Meddelelseslinjen ændres, så du kan annullere valget.
Hvor mange e-mails skal du arkivere?
Antallet af e-mails, du vil arkivere på én gang, er virkelig op til dig. Som vi har sagt før, er det i bedste fald midlertidigt at have en tom indbakke og i værste fald næsten umuligt. Du har ikke kontrol over, hvad der kommer ind i din indbakke, fordi alle med din adresse kan sende dig noget. Så selvom det lykkes dig at tømme din indbakke, forbliver den ikke tom. Når det er sagt, er det ikke et dårligt mål at sigte efter, fordi det at have en tom indbakke, selv i kort tid, helt sikkert tager en smule pres fra dine skuldre. Men den forbliver ikke tom, og det er grunden til, at administration af din e-mail er en proces, ikke et mål. Og selvfølgelig behøver du ikke at arkivere en e-mail, hvis du ikke skal beholde den, du kan slette den – det er en glimrende mulighed for at spare plads.
Så i stedet for at fokusere alle dine bestræbelser på at arkivere (eller slette) hver eneste mail i din indbakke, skal du fokusere på opnåelige mål, der vil reducere din e-mailstress. Kun du ved, hvad der vil reducere din e-mailstress, men eksempler på mål er:
Ingen højprioritetsmail tilbage sidst på dagen
Ingen mail, der er mere end to arbejdsdage gammel i din indbakke
Ingen mail fra dine medarbejdere/leder/kunder (slet evt.) i slutningen af ugen
Find ud af, hvilken e-mail der giver dig mest stress. Håndter og arkiver (eller slet) disse e-mails som en prioritet.