Bliver det for kompliceret for dig at styre projekter og prioritere ting? Hvor ville det være fantastisk, hvis der var en måde at hjælpe dig med at forstå, hvilke opgaver der kræver, hvilken slags opmærksomhed og energi.
Det er her Impact Effort Matrix eller 2×2 matrix kommer ind i billedet. Det er et værktøj, der forenkler prioritering og hjælper teams og enkeltpersoner med at genoprette forbindelsen til deres mål og identificere handlingsrettede trin for at få arbejdet i gang.
Hvis du leder efter en matrixskabelon med let effektindsats, er denne artikel en fremragende indledning. Men lad os først få dig op i gang med det grundlæggende i effektindsatsmatricen.
Indholdsfortegnelse
Hvad er en effektindsatsmatrix?
En Impact Effort Matrix eller en 2×2 matrix er intet andet end værktøj, virksomheder og enkeltpersoner bruger til at prioritere opgaver effektivt. Prioriteringen sker ved at analysere den indsats, der skal tages for en opgave og sammenligne den med den effekt, den vil have.
For det meste skabes en effektindsatsmatrix ved at brainstorme med dit team. Hvis du gør det, kan du identificere det samlede antal opgaver og projekter for alle teammedlemmer. Du kan derefter finde ud af vigtigheden og det haster med disse opgaver.
Med denne øvelse kan du identificere rækkefølgen af de opgaver, der skal udføres for at opnå den bedste effekt med den laveste indsats.
Normalt er opgaverne med den laveste indsats og størst effekt dem, du skal fokusere på. Det betyder dog ikke, at opgaver med lav indsats og lav effekt er ubrugelige. Nogle gange kan selv de hjælpe på en eller anden måde.
De 4 kvadranter af effektindsatsmatricen
De 4 kvadranter af effektindsatsmatricen er som vist nedenfor:
Disse fire blokke er adskilt ved at have indvirkning på X-aksen og indsats på y-aksen. Hver af blokkene er som følger:
#1. Hurtige gevinster – lav indsats og høj effekt
Denne blok omfatter alle de opgaver, der kan udføres nemt eller hurtigt, men som har stor indflydelse på virksomheden eller dit arbejde. Opgaverne i denne blok har højeste prioritet.
#2. Større projekter – høj indsats og stor effekt
Denne blok omfatter alle de opgaver, der kræver en betydelig indsats og har en enorm indflydelse. Disse betragtes som virksomhedens langsigtede mål og har en anstændig høj prioritet.
#3. Fill-Ins – lav indsats og lav effekt
Denne blok inkluderer alle de opgaver, der nemt kan udføres, men som ikke giver en stor nok effekt. Så opgaverne under denne blok er ikke den største prioritet.
Du kan dog stadig udføre disse opgaver i din ekstra tid, eller når du ikke føler dig produktiv, bare for at få disse opgaver af vejen.
#4. Utaknemmelige opgaver – høj indsats og lav effekt
Denne blok inkluderer alle de opgaver, der tager en masse tid og kræfter, men som ikke giver nok effekt. Disse opgaver er meget unødvendige og bør forlades, hvis alle andre opgaver skal udføres.
Hvornår skal man bruge en effektindsatsmatrix?
Effektindsatsmatricen er et must at arbejde på, når du eller dit team har flere projekter eller opgaver med en lang række potentielle fordele.
Du har også brug for det, når du er i tvivl om den bedste fremgangsmåde eller beslutter dig for, hvor du skal starte.
Nogle gange kan 2×2-matrixen endda hjælpe dig med at organisere din arbejdsgang og gøre den rodfri.
Normalt har nystartede virksomheder eller mindre organisationer et væld af forskelligt arbejde, der skal udføres af en meget lille gruppe mennesker. I sådan en kaotisk struktur kunne mange ideer og projekter blive hæmmet. Så en matrix kan sortere det rod og få organisationen til at køre.
Her er en liste over fantastiske fordele, som indvirkningsmatrixen har for dig og dit team:
Fordele ved Impact Effort Matrix
#1. Hold alle i løkken og synkroniser
Den bedste fordel ved effektindsatsmatricen er faktisk den måde, den bringer alle på samme side for at arbejde hen imod et mål. Dit team kan også bruge matrixskabeloner for effektindsats til at tilføje endnu et lag til at organisere arbejdet.
#2. Optimer ressourcer og deres tildeling
Når du ved, hvilke opgaver der skal udføres, og hvornår de skal udføres, kan du administrere dine ressourcer og allokere dem korrekt. Så de kritiske ressourcer beholdes til de prioriterede opgaver.
#3. Opretter en sekvens af arbejdsopgaver og prioriterer opgaver
Effektindsatsmatricen hjælper med at skabe en sekvens af handlinger/opgaver organiseret ud fra prioritet. Dette skaber en lineær vej for teamet at følge igennem.
#4. Justerer teamet efter virksomhedens mål
Sammen med at finde de prioriterede opgaver forklarer matrixen også, hvorfor opgaverne skal prioriteres. Så teamet forstår målene bag det og til gengæld forstår virksomhedens mål.
#5. Sparer tid og maksimerer effektiviteten i arbejdsgangen
Med matrixen kan du undgå at bruge tid på ting, der kræver alt for meget tid til langt mindre effekt. Så din arbejdsgang bliver mere tidsfølsom, og din arbejdseffektivitet øges.
Så let som effektindsatsmatricen ser ud, er der stadig et par ting, du kan gøre for at maksimere fordelene og anvendeligheden af denne praksis.
Tips til at lette effektindsatsmatrix
#1. Definer klare mål for matrixen
Hvorfor af alle ting er vigtigt overalt. Sørg for, at du også finder det for matrixen. At have klare mål og grunde til at oprette matrixen vil give dig en nøjagtig retning for at udføre denne praksis korrekt.
#2. Brainstorm alle aktiviteter og opgaver med dine holdkammerater
Brainstorming muliggør altid en holistisk diskussion om tingene. Gør du det sammen med dine holdkammerater, får du et andet perspektiv til matricen, og opgaverne kan prioriteres med alle i tankerne.
#3. Opret en solid handlingsplan for processen efter oprettelse af matrixen
Bare det at lave effektindsatsmatricen vil ikke få tingene gjort. Faktisk er det at have en solid handlingsplan og eksekvere den det eneste, der vil. Så sørg for, at du har en plan klar for alle opgaverne og deres sekvenser for en jævn arbejdsgang.
#4. Hav stærk kommunikation i teamet og lav rapporter til opgaverne
Når arbejdet er startet, bliver du nødt til proaktivt at kommunikere med teamet, om rækkefølgen eller prioriteterne var nøjagtige nok.
Hvis der var forbedringsområder, så sørg for at lave en rapport over, hvordan det gik med at foretage justeringer til næste gang, du laver en ny effektindsatsmatrix.
Det var alt, hvad du havde brug for at vide om Impact Effort Matrix. Lad os nu se et par Impact Effort Matrix-skabeloner, der vil gøre dit liv lettere!
Miro
Miro er et fantastisk værktøj designet til teams og enkeltpersoner til at oprette diagrammer, tabeller, kort og mere til planlægning og organisering af ting.
Mens vi brugte denne skabelon, er her et par ting, vi fandt ud af:
- Designaspektet er meget brugervenligt, og alle med en grundlæggende viden om at ændre disse designskabeloner kan bruge dette værktøj
- Der er ikke meget hjælp til at forklare, hvordan skabelonen for effektindsatsmatrice fungerer, så en nybegynder skal måske undersøge, hvad det er, og hvordan det gøres.
- Mens du starter dit første design, beder værktøjet om din erfaring med at bruge designværktøjer som Miro, hvilket gør det begyndervenligt med hensyn til design.
Miro er et freemium-værktøj, så du kan bruge det til at oprette skabeloner gratis. Du kan dog også opgradere den for at få adgang til premium-funktioner såsom ubegrænsede projekter, samarbejde med flere teammedlemmer osv.
Lucidspark
Lucidspark er et andet designværktøj specielt skabt til produktivitet og arbejdsrelaterede opgaver. Den har en enkel brugergrænseflade og nem oprettelse og redigering af skabeloner.
Her er funktionerne i Lucidspark-skabelonen for effektindsatsmatrix:
- Brugergrænsefladen er ligetil og hurtig; du kan oprette matrixen hurtigt ved at tilføje projekterne i boksene
- Skabelonen har et grundlæggende design, men du kan tilføje billeder og ændre farver og skrifttyper for at gøre den til din egen
- Det grundlæggende layout af de fire kvadranter er lavet til at indeholde opgaver med variable niveauer af indsats og effekt, ikke blot definere dem under én blok, men du kan flytte dem i overensstemmelse hermed.
Du kan komme i gang med Lucidspark gratis, men du kan også opgradere den for at få adgang til andre premium-funktioner.
Canva
Canva er et designværktøj, der kan bruges til alle former for designbehov. Du kan bruge det til at lave produktivitetsdiagrammer som effektindsatsmatricen, designlogoer, infografik og meget mere.
Her er et par ting om Canva-skabelonen til effektindsatsmatricen:
- Indeholder et væld af designfunktioner som at tilføje elementer, farve og skrifttypeændringer, tilføje billeder og videoer, lave animationer osv., hvilket er noget overdrevent
- Fantastisk værktøj til brugere, der ofte vil bruge det til andre designkrav og indholdsskabelse
- Matrixskabelonen for effektindsats har et traditionelt design, der kun kan liste opgaver under blokkene og ikke har brugerdefinerede niveauer for det samme.
Kun til produktivitetsbrug kan Canva virke lidt for avanceret for mange begyndere.
Det kan dog være et glimrende værktøj for mellemliggende eller avancerede brugere til at skabe unikke designs og skabeloner.
Det er gratis at bruge, men at have premium-versionen giver dig adgang til forskellige skabeloner og andre elementer.
Kreativt
Kreativt er et produktivitetsdesignværktøj, der er specielt lavet til virksomheder og organisationer til at håndtere organisatoriske opgaver, såsom skabelse af en effektindsatsmatrixskabelon.
Her er funktionerne i skabelonen Creately impact-indsatsmatrix:
- Skabelonen er nem og farverig, med meget enkle måder at skrive opgaverne ned under hver kvadrant
- Layoutet af matrixen gør det let at forstå, men tilbyder ikke et højere niveau af tilpasning
- Begyndervenlig, men begrænser brugerne i at tilpasse skabelonen til bedre design og layout til matrixen
Selvom Creately ikke er den bedste til tilpasning, gør den sit arbejde meget godt og er en god løsning for teamledere og ledere, der ønsker at få opgaven løst nemt og hurtigt.
Gruppekort
Gruppekort er et af de bedste værktøjer på denne liste til en matrixskabelon for effektindsats. Den kombinerer det bedste fra begge verdener, dvs. design og effektivitet.
Her er funktionerne i Groupmap-skabelonen for effektindsatsindsats:
- Skabelonen er ekstremt godt lavet, hvor du bare kan klikke hvor som helst og begynde at skrive opgaverne, og det vil stadig se fantastisk ud
- Layoutet er meget flydende, og du kan mikrojustere niveauerne af påvirkning og indsats, der er nødvendig for den opgave
- Der er ikke meget at gøre i form af design, men skabelonen har et attraktivt design, der gør jobbet
Designmæssigt er der en grænse for din tilpasning, hvor du kan ændre baggrunden og akselayoutet, så det passer til dine behov. Du kan dog lave en fremragende og effektiv matrix med minimal indsats.
Ayoa
Ayoa er et produktivitetskortdesignværktøj, hvor du kan finde skabeloner til projektflowdiagrammer, grafer, matricer mv.
Her er funktionerne i Ayoas indvirkningsmatrixskabelon:
- Skabelonen er nem at arbejde med og har nok designmuligheder til at tilføje en lille smule tilpasning
- Impact Effort matrix layout har et flydende design med individuelle projektbokse for at identificere hver af dem korrekt
- Brugergrænsefladen er begyndervenlig, men den er noget langsommere end resten af værktøjerne på denne liste
Den gratis prøveversion af Ayoa varer kun i 7 dage, hvorefter du skal have premium-versionen for at oprette nye skabeloner.
Figma
Figma er et designværktøj, der tilbyder forskellige skabeloner til forskellige typer kort og diagrammer, som organisationer har brug for til produktivitet og teamledelse.
Her er funktionerne i Figma-skabelonen for effektindsats:
- Når du starter et hvilket som helst diagram eller skabelon på Figma, bliver du mødt med en vejledning om brug af værktøjet, hvilket er en fantastisk funktion for begyndere
- Der er også en boks med instruktioner om, hvordan du bruger skabelonen til effektindsatsmatricen, og hvordan du kan tilpasse den for bedre effektivitet.
Værktøjet er minimalistisk og tilbyder nok vejledning til, at en komplet nybegynder kan skabe en respektabel effektindsatsmatrix uden nogen andens hjælp. Det er fantastisk for førstegangsbrugere og endda veteraner, der ønsker at få det gjort og støvet hurtigt.
Venngage
Venngage er et freemium designværktøj, der bruges til at lave forskellige designskabeloner og grafik. Impact Effort Matrix er en del af forretningsversionen af Venngage, som er en betalt version af værktøjet.
Her er funktionerne i Venngage-påvirkningsmatrixskabelonen:
- Impact indsats matrix skabelonen tilbyder et fantastisk flydende layout, hvor du kan justere mængden af indsats og effekt projektet har
- Designmæssigt tilbyder værktøjet fantastisk tilpasning og en anstændig starterskabelon til at skabe et attraktivt design til at vise dine projekter effektivt.
Effektindsatsmatrixskabelonen fra Venngage er et fantastisk værktøj, men niveauet af tilpasning, det tilbyder, er ikke godt nok til at berettige købet. Uanset hvad, hvis du leder efter god designsoftware til flere designprojekter, er dette et godt værktøj at have!
Afslutter
Impact Effort Matrix er en vigtig praksis til at måle tidslinjen og prioriteterne for dit arbejde. For at gå med det har du også brug for en ideel skabelon, der fungerer præcis, som du har brug for den.
Efter at have brugt alle disse værktøjer fandt vi ud af, at du ikke behøver at have høje niveauer af tilpasning for at få en anstændig matrixskabelon.
Men hvis du går efter de værktøjer, der tilbyder det, kan du maksimere matrixens tiltrækningskraft og effektivitet.
Du kan også se på nogle beslutningstræskabeloner.