Procesdokumentationssoftware er afgørende for virksomheder, da det giver en struktureret køreplan for virksomheder til at strømline deres drift. Dokumentation af processen er en væsentlig komponent i projektledelse, da den besvarer et vigtigt spørgsmål – Hvordan vil tingene blive gjort?
Tidligere ville projektledere stole på den manuelle tilgang til at skabe procesdokumentation, men nu kan de skifte til fuldgyldige procesdokumentationsværktøjer, der dygtigt strømliner hele processen.
I denne guide har vi listet den mest velrenommerede procesdokumentationssoftware til rådighed, men lad os først forstå ideen med procesdokumentation på en bedre måde. Men før vi begynder, er her en praktisk tabel med procesdokumentationssoftwaren, som vi har listet.
Titel
Beskrivelse
Udforske
Skriver
AI-værktøj til nem procesdokumentation med skærmbilleder.
Miro
Skalerbar procesdokumentation og kortlægning med integrationer.
Dokument 360
Strømlinede forretningsprocesser og forandringsledelse.
Process Street
Træk-og-slip skabeloner, standardiserede tjeklister.
Heflo
BPMN 2.0 support, download/eksport, WYSIWYG editor.
Rigtige skabeloner, samarbejde i realtid, træk-og-slip.
FlowShare
Dynamisk sporing, screen capture, eksport i forskellige formater.
Proff
Import fra Word/PDF, kontekstafhængig hjælp, multimedie.
Så hvordan fungerer procesdokumentsoftware? Et procesdokument er ganske enkelt en detaljeret vejledning, der forklarer, hvordan man udfører en opgave. For eksempel forklarer den den komplette procedure for at overføre dine data fra ældre servere til cloud-lagringsmediet.
Et procesdokument kan være i form af et flowdiagram, en tutorial eller blot en politik. Dette indebærer, at procesdokumentation er aktiviteten til at registrere eller dokumentere den trinvise proces med at udføre en opgave.
Procesdokumentationen viser sig at være gavnlig for teammedlemmerne, nytilkomne og endda kunderne, når de skal forstå, hvordan man udfører et bestemt job.
Indholdsfortegnelse
Hvordan dokumenterer man en proces?
Proceduren for procesdokumentation er opdelt i følgende trin:
- Vælg den proces, du skal dokumentere og fastslå dens formål og omfang.
- Beskriv procesgrænserne og giv svar på spørgsmål som, hvad der starter processen, og hvornår processen afsluttes.
- Nævn resultaterne af processen og de handlinger, der skal udføres derefter.
- Angiv den software og det udstyr, der kræves for at udføre processen. Dette kan variere fra kodningsplatforme til cloud-lagerplads og servere.
- Brainstorm, hvordan processen vil fungere. Du kan oprette en trin-for-trin proces fra den indledende til den sidste fase.
- Angiv navnene på de interessenter, beslutningstagere og medarbejdere, der spiller en rolle i procesdokumentationen.
- Overfør nu alle detaljerne til procesdokumentationssystemet og sørg for, at du ikke går glip af noget.
Når du har fået løst ovenstående, kommer vi til den enkle del, da du ikke kan dele det med teammedlemmerne, som nemt kan få adgang til det senere.
Vigtigheden af at dokumentere forretningsprocesserne
Dokumentation af forretningsprocesserne giver adskillige fordele i det lange løb. Nogle af de bemærkelsesværdige er som følger:
- Sammenhængende forretningsproces – Fjern tvetydigheden i processerne, så medarbejderne kan levere det ønskede resultat.
- Reducer driftsfejl – Fjern ineffektiviteten fra forretningsdriften for at forbedre arbejdskulturen.
- Opfyld lovoverholdelse – Undgå juridiske forpligtelser i fremtiden, hvis en procedure mishandles ubevidst.
- Forandringsledelse – Sikre, at medarbejderne nemt kan tilpasse sig de ændringer, der foretages i de eksisterende forretningsprocesser.
- Minimer træningstiden – Skær ned på onboarding-tiden for de nyansatte ved at sikre, at de lærer hurtigt.
- Tildel opgaver – Sørg for, at hver medarbejder har et bestemt sæt af ansvar, så virksomhedens arbejdsgang ikke forstyrres.
Når processen allerede er sat ind i et proceduremæssigt format, er det lettere for medarbejderne at vide, hvilke trin der skal følges.
Hvad er dokumentationssoftware til forretningsprocesser?
Procesdokumentation er uden tvivl en kompleks opgave, og der er chancer for menneskelige fejl, hvis de udføres manuelt. Denne problemformulering førte til introduktionen af procesdokumentationssoftware, som strømliner forretningsprocessen for dokumentoprettelse og eliminerer plads til fejl. Nedenfor er nogle af de sandsynlige fordele, som procesdokumentationssoftware har at tilbyde.
- Online værktøjer gør det muligt for teammedlemmerne at få adgang til alle forretningsprocesdokumenter fra et centraliseret sted.
- Skylagringsfunktionerne giver dig adgang til procesdokumentationen på farten, i modsætning til det manuelle dokument, som kun er tilgængeligt offline.
- Softwaren giver dig mulighed for at administrere, opdatere og samarbejde om det i realtid.
- Det er også muligt at få adgang til brugeranalyse, som yderligere hjælper med at forbedre videnbasen og træffe informerede beslutninger.
Desuden er det nemmere at finde information, da onlinesøgeværktøjet letter den hurtige søgning efter den information eller guide, du har brug for.
Funktioner at kigge efter
Når du vælger en procesdokumentationssoftware til din virksomhed, skal du kontrollere følgende funktioner:
- Du bør sikre dig, at softwaren tilbyder en behagelig brugeroplevelse til folk, der ikke er bekendt med sådanne værktøjer.
- Disse platforme bør kunne repræsentere forskellige typer data visuelt og bør også understøtte links og andre former for medier.
- Sørg for, at procesdokumentationsfunktionen giver teammedlemmerne mulighed for at samarbejde i realtid.
- Det skal være muligt at eksportere procesdokumentet i en række forskellige formater eller uploade det direkte på forskellige platforme.
- Softwaren skal understøtte integration med et eller flere virksomhedsrelaterede værktøjer, der i øjeblikket bruges af din organisation, for at tillade genbrug af information.
Når det er sagt, så lad os se noget af det bedste procesdokumentationssoftware, vi har prøvet vores praktiske og gerne vil anbefale.
Skriver
Hvis du ofte oplever, at du svarer på gentagne spørgsmål vedrørende opgaveafslutning, har vi en løsning til dig! Møde Skriveren hurtig og nem metode til at dokumentere og dele forretningsrelaterede processer på få sekunder.
Funktioner:
- Tilskynd medarbejderne og de nyansatte til hurtigt at forstå processen.
- Styrk træningsprogrammerne ved at automatisere procesdokumentationen og SOP-oprettelse.
- Indsug konsistens på tværs af organisatoriske processer med on-demand træningsindhold.
- Automatiser processen til oprettelse af træningsvejledninger for at opgradere hjælpecentrene og videnbasen.
Scribe er et AI-baseret værktøj til hurtigt at konvertere digitale processer til en trin-for-trin guide uden at investere tonsvis af indsats. Alt du skal gøre er at aktivere Scribe-optageren og udføre en gåtur gennem hele processen. Og se! Du har din trin-for-trin guide oprettet automatisk sammen med de relevante skærmbilleder vedhæftet!
Miro
Mærker som Dell, Cisco og Deloitte stoler på Miro, en brugervenlig procesdokumentation og kortlægningssoftware, der giver dig mulighed for at kortlægge kritisk virksomhedsrelateret information. Platformen er let skalerbar og lader teammedlemmerne forbinde og optimere forretningsprocesserne ved hjælp af de indbyggede kortlægningsværktøjer.
Funktioner
- Integrer forretningsprocesser og steam-kort i værktøjer som Confluence, Coda og Notion.
- Jira-integration til at gennemgå forretningsprocessen, kortlægge kunderejser og spore bestemte handlinger.
- Forskellige pakker til projektledelse, kortlægning af kunderejser og kortlægning af forretningsprocesser.
- Importer nemt proceskort fra platforme som Microsoft Visio, Draw.io og Lucidchart.
- Rigt bibliotek af skabeloner for at tilbyde den bedste oplevelse til dine kunder og imødekomme deres behov.
Miro tilbyder værktøjer som Flowcharts, BPMN-diagrammer, Value Stream Mapping og Swimlanes, som hjælper dig med at analysere specifikke scenarier og forbedre ressourceudnyttelsen.
På denne måde kan du visualisere forretningsplanerne og effektivt kommunikere strategi og transformation til teammedlemmerne.
Dokument 360
Tjek ud Dokument 360, som hjælper med at give bedre kundeoplevelser til over 10.000 brugere i mere end 80 lande. Ved at tilbyde standarddriftsprocedurer giver platformen dig mulighed for at strømline de forskellige forretningsprocesser for en bedre forståelse af dine medarbejdere.
Funktioner:
- Operationel proces for at give en klar forståelse af de godkendte forretningsprocesser og for at udbrede kendskab til medarbejderroller og -ansvar.
- Forandringsstyring for en problemfri overgang fra forældede forretningsprocesser til helt nye.
- Medarbejdertræningsmodul for at sikre, at de nye medarbejdere effektivt kan få fat i viden og forbedre deres kompetencer.
Med Document360 kan du sikre, at forretningsprocesserne er klare og konsistente, hvilket indirekte vil forbedre produktiviteten på tværs af din organisation.
Process Street
Designet til samvittighedsfulde teams, Process Street er en populær procesdokumentationssoftware, der garanterer at booste dit teams præstation. Dette intuitive værktøj er praktisk, når du skal dokumentere alle de organisatoriske kerneprocesser, så alle medarbejdere bliver på samme side.
Funktioner:
- Træk og slip editor for at oprette og opdatere skabelonerne på få minutter.
- Standardiserede tjeklister med funktioner som stopopgaver, godkendelser og dynamiske forfaldsdatoer for at spore hver proces korrekt.
- Den automatiske opdateringsfunktion til at opdatere tjeklisterne, når ændringerne er foretaget.
- En centraliseret platform tillader nemt samarbejde og dokumentsøgning.
- Forenklet brugeroplevelse for at levere en hurtigere træningsproces.
Virksomheder kan vælge Process Street for at dokumentere alle mulige forretningsprocesser som Git-workflow, ny klientopsætning, medarbejderonboarding, daglige og ugentlige opgaver, kandidatscreening, fakturagenerering og interne revisionsprocesser.
Heflo
Med et moderne og professionelt designet layout, Heflo er et dokumentationsværktøj til forretningsprocesser, der lader dig udføre processerne, så dokumenterne genereres automatisk. Takket være Heflo er realtidssamarbejde for at designe forretningsprocessen nu muligt med få klik.
Funktioner:
- Understøttelse af BPMN 2.0-notation.
- Download dokumentation som et billede eller eksporter den til en anden platform.
- WYSIWYG editor til at formatere tekster og designs.
- Kategoriser processer i forespørgselsbiblioteker, og bearbejd dokumentation i elementoverskrifter for korrekt identifikation.
- Definer forretningsregler og integrationer og udfør optimering inden for den nye BPM-cyklus.
Du kan frit modellere, analysere, kortlægge, optimere, automatisere og dokumentere forretningsprocesserne og downloade dem i forskellige formater som PDF, Word, HTML og Excel eller eksportere dem i BPMN. Med Heflos cloud storage-funktion er det muligt at få adgang til procesdokumentationen fra hvor som helst og når som helst.
Kreativt
Kreativt, en arbejdsadministrationsplatform tilbyder procesdokumentationsskabeloner til at strømline forretningsprocesdokumentationsprocessen. Dette hjælper med at liste de forretningsprocesser, der systematisk udføres i din organisation.
Funktioner:
- Rigt bibliotek af tilpasselige skabeloner til at skildre forskellige processer, teamworkflows, svømmebaner og mere.
- Træk og slip værktøjer til nemt at beskrive komplekse dokumentationsprocesser.
- Importer rapporter, skærmbilleder og billeder, der er nødvendige for at skabe et omfattende procesdokument.
- Eksporter alle typer data fra forskellige platforme for nem genfinding og analyse.
- Link former for at bygge navigationsstrukturer i og på tværs af arbejdsområder for at fjerne uoverensstemmelser.
Med overbevisende dokumentationsmuligheder tilbyder softwaren rige formbiblioteker og diagramværktøjer såsom flowcharts, værdistrømskort, BPMN, proceskort, aktivitetskort og mere. Med Creately er samarbejde i realtid muligt, hvilket er nødvendigt for at understøtte tværfunktionelle teamworkflow under dokumentationsprocessen.
FlowShare
Vælge FlowShare at skabe interessant procesdokumentation og demoer til alle applikationer, der bruges af din organisation. Mere end 1.000 virksomheder har allerede lavet dybdegående vejledninger til at oprette interaktive træningssessioner for deres medarbejdere ved hjælp af dette værktøj.
Funktioner:
- Dynamisk sporingsmotor til at fange alle handlinger og automatisk danne en guide.
- Fang skærmbilleder og handlinger såsom museklik samt genveje.
- Slør alle følsomme data ved hjælp af det indbyggede værktøj.
- Generer automatisk tekstbeskrivelser, herunder navnene på elementer – knapper, menuer, faner osv.
- Massebeskær skærmbilleder og billeder for at undgå overflødige opgaver.
- Eksporter til formater som PDF, PPTX, DOCX, HTML, Interactive Demo, PNG, RPA, SCORM, xAPI osv.
FlowShare vil ikke kun skære ned på tiden og reducere de fejl, der opstår på grund af manuelle processer, men det lader også din organisation tilpasse en standard dokumentationsprocedure. Appen giver dig mulighed for hurtigt at ændre den eksisterende dokumentation uden at skulle genfange den igen.
Proff
Foretrukken af Dell, Sony, Cisco og andre bemærkelsesværdige virksomheder, Proff er et procesdokumentationssoftware, der giver dig mulighed for at importere filer for hurtigt at oprette dokumenter og om nødvendigt oprette dokumentation direkte fra bunden.
Funktioner
- Importer indholdet fra Word-dokumenter eller PDF-filer direkte til dokumentet
- Kontekstfølsom hjælp til en helhedsforståelse af teknisk jargon
- Inkluder værktøjstip, pop op-vinduer og lysbokse for at give yderligere oplysninger
- Tilføj billeder, videoer og infografik for en bedre forklaring af forretningsprocessen
- Rigt bibliotek af skrifttyper, designs og temaer til æstetik og branding.
ProProfs’ platform giver dig mulighed for at tilføje billeder og videoer for en bedre forklaring af processerne til dine medarbejdere og kunder. Den er udstyret med WYSIWYG-editoren, der giver dig mulighed for at vælge mellem en række tekststil- og formateringsmuligheder.
Sidste Ord
Dokumentation af de forskellige processer, der foregår i din organisation, er afgørende for at undgå inkonsistens i udførelsen af operationerne og for at præsentere en køreplan for dine medarbejdere såvel som kunder. Men hvad der er vigtigere, er at vælge den bedste software til at skabe dokumentationen til din virksomhed, da du med den rigtige processtyringssoftware vil se forbedret forretningsvækst.
De platforme, der er anført i denne vejledning, er afprøvet og testet af os og har vist sig at være ret nyttige. Det ideelle valg for din organisation vil dog udelukkende afhænge af dine individuelle behov.
Dernæst dokumentautomatiseringssoftware for at spare arbejdstimer.
