7 Dokumentautomatiseringssoftware til at spare arbejdstimer

I evigheder har dokumenter været en vital komponent i enhver industri. Forretningsdokumentation skal være vokset enormt og blevet mere kompleks, efterhånden som virksomheder vokser.

For at bruge dokumenter effektivt skal virksomhederne præcist kategorisere og sortere dem; ellers kan der opstå problemer for personalet.

I denne hurtige verden er det en god ting, at der findes software til dokumentautomatisering.

Dokumentautomatisering er mulig på grund af progressive teknologier, som påvirker, hvordan virksomheder håndterer dokumentation og gør besværlige og tidskrævende manuelle dokumentationsprocesser nemmere.

Men med mange tilgængelige muligheder kan det tage tid at beslutte, hvad der er bedst for din virksomhed. Nogle har forskellig funktionalitet, og nogle er skræddersyet til bestemte brugertyper.

For eksempel adskiller et salgsteams krav til dokumentautomatisering sig fra et advokatfirma, og hver enkelt vil drage fordel af en løsning designet til deres sædvanlige daglige rutine.

Dette indlæg vil opdage mere om den bedste dokumentautomatiseringssoftware, og hvordan det kan spare dig for timer.

Hvad er dokumentautomatisering?

Dokumentautomatisering bruger programmer og software til at bygge elektroniske dokumenter med det mindre menneskelige bidrag.

Dokumentautomatisering hjælper med at automatisere arbejdsgange, herunder scanning, lagring, udtræk, datafangst og dokumentklassificering.

Brugere opretter dokumenter kendt som “skabeloner” i dokumentautomatiseringssoftware. Disse skabeloner angiver, hvordan man skal tilføje, ændre eller fjerne dokumenter baseret på specifikke input.

Automatisering af dokumenter kan være:

• Dokumentbehandling: Det udtrækker relevant information fra forskellige dokumenter, validerer det og gør det til berigede data for slutbrugeren. Hvert trin i dokumentets livscyklus håndteres under dokumentbehandlingen.
• Fremstilling af dokumenter: Dette indebærer brug af data, der allerede er blevet indsamlet eller hentet som input til at producere forslag, kontrakter, forretningsbreve, fakturaer og mere.

Hvorfor har virksomheder brug for dokumentautomatisering?

Virksomheder skal tage sig af mange papirer, som kan være dyre at administrere ineffektivt.

Dokumentbehandling er gjort mere tilgængelig og mere bekvem med automatisering. Se på følgende grunde til, at virksomheder har brug for dokumentautomatisering:

Reducer gentagne dokumentarbejde

Automatisering af dokumenter reducerer medarbejdernes tid og kræfter brugt på gentagne procedurer. Dokumentscanning, dataudtræk, klassificering, dokumentindeksering og datalagring er afgørende for, at enhver virksomhed kan køre effektivt. Automatisering af dokumenter opnår alt dette og mere.

Behandle dokumenter hurtigere

Brug af tilpassede skabeloner kan reducere den tid, der bruges på papirarbejde og strømline dokumentbehandlingsprocessen. Dette hjælper med at etablere en dokumentationsprocedure, som alle medarbejdere kan følge for at bruge deres tid og kræfter.

Lavere fejlrate

Dokumenter, der er oprettet manuelt, skal muligvis kopieres og indsættes, eller nyere kan indeholde fejl, der skal rettes adskillige gange, hvilket kræver en hård menneskelig indsats og tilføjer unødvendige forsinkelser til operationer.

Disse fejl kan elimineres eller reduceres betydeligt med nøjagtigheden af ​​avanceret dokumentautomatisering. Foruddefinerede skabeloner og AI-baserede teknologier, der udnytter datafangst, gør det lettere at få de nødvendige oplysninger og underrette det relevante personale, når der mangler data.

Besparelser på udgifter

Virksomheder, der automatiserer dokumentoprettelse, vil uden tvivl drage fordel af lavere omkostninger. Automatisering kan sænke de samlede omkostninger betydeligt, herunder dem, der er forbundet med udskrivning af dokumenter, bygning af arkivskabe til faktiske dokumenter osv., og forbedre den administrative kontrol.

Forbedrer kundeinteraktioner og kommercielle partnerskaber

Gode ​​relationer mellem medarbejdere, leverandører og forbrugere er afgørende for enhver organisations succes. Opretholdelse af positive forbindelser kan lide, hvis manuel dokumentoprettelse er tilbøjelig til fejl, forsinkelser og uoverensstemmelser.

Adgang til online dokumentation gør det nemmere og sikrere at arbejde med flere leverandører og kontakte flere forbrugere. Den lette at se papirerne fra ethvert sted til enhver tid fremmer bedre interaktioner og hjælper med at skabe individualiserede kundeoplevelser.

Forbedrer sikkerhed og privatliv

Dokumentautomatiseringssystemer har indbyggede digitale lagerområder med de nødvendige adgangstilladelser for at undgå dokumenttab og forbedre datasikkerheden.

Juridiske sektorer og sundhedssektorer kan for eksempel beskytte følsomme data mod lækager og brud ved hjælp af dokumentautomatiseringssoftware med yderligere sikkerhedsforanstaltninger.

Hvordan er det mere effektivt end manuel dokumentbehandling?

Hvis du ofte producerer de samme slags papirer, såsom kontrakter, fakturaer eller månedlige rapporter, kan du opleve følgende problemer:

• Det tager meget tid og kræfter at manuelt indsamle data fra mange kilder, udføre komplekse beregninger og producere visualiseringer for at illustrere dataene.
• Det er udfordrende at garantere, at dokumenterne er fuldstændig fejlfrie, selv efter at have brugt timer (eller dage) på at lede efter fejl.

Disse problemer kan løses ved hjælp af dokumentautomatiseringssoftware, som gør det muligt for dig at indsamle data automatisk fra mange kilder og arrangere det, som du vil.

Som et resultat kan du oprette enhver rapport på brøkdele af et sekund, samtidig med at du er sikker på, at alle oplysninger er nøjagtige og fejlfrie.

Funktioner

#1. Webadgang

Brugere skal have adgang til deres dokumenter fra ethvert sted i denne æra, hvor internettet er så udbredt. I internettets tidsalder tilbyder webbaseret dokumentautomatiseringssoftware hurtig og enkel adgang til filer og mapper, hvilket er afgørende. Disse omfatter:

• Adgang via mobile enheder for at se eller redigere dokumenter
• Brug cloud storage til at gemme dokumenter i skyen.
• Del mapper eller individuelle filer med andre gennem fildeling.

#2. Træk og slip

Træk og slip er et væsentligt element i ethvert dokumentautomatiseringssystem. Du kan trække og slippe filer fra et sted til et andet eller endda fra et program til et andet.

#3. Dokumentsøgning

Hver bruger har mange filer. De skal således hurtigt kunne søge igennem dem ved hjælp af blot nogle få bogstaver i søgeordet. Dokumentautomatiseringssoftware hjælper med at organisere dokumentopbevaring, så det er nemt at hente papirer efter behov.

Brugere kan nemt søge gennem det lagrede materiale ved hjælp af dokumentsøgningsfunktionen.

#4. Dokumentversionering

Versionering er endnu et afgørende træk ved et dokumentautomatiseringssystem. Brugere kan få adgang til dokumentets tidligere versioner, sammenligne dem og rulle tilbage til en tidligere version, hvis det er nødvendigt, takket være versionering.

#5. Fillåsning

En afgørende komponent i dokumentautomatiseringssoftware er fillåsning. Brugere forhindres i at foretage ændringer i en låst fil, indtil den person, der låste den, åbner den.

#6. Integreret Viewer og Editor

Du kan se og redigere dokumenter ved hjælp af den indlejrede fremviser uden at downloade dem eller åbne dem i et nyt vindue, hvilket sparer dig tid ved at eliminere behovet for at hoppe mellem faner eller programmer.

Når softwaren bemærker, at en anden foretager justeringer af filen, låser den den og låser den derefter op, når de er færdige.

#7. Bedømmelse og deling

Brugere skal være i stand til sikkert og bekvemt at dele papirer ved hjælp af god dokumentautomatiseringssoftware.

Det kan også have et klassificeringssystem, der gør det muligt for brugere at tildele en numerisk værdi til hvert dokument ved hjælp af en forudbestemt skala. Denne klassificeringsmetode hjælper med at spore, hvilke dokumenter der er vellidt af medarbejderne, og hvilke der skal ændres.

#8. Fil- og mapperettigheder

Enhver dokumentautomatiseringssoftware skal indeholde fil- og mappeprivilegier. Du kan styre, hvad dit team kan gøre med de papirer, de arbejder på, ved at give dem redigeringsrettigheder.

#9. Sammenkædning af dokumenter

Processen med at linke dokumenter, filer eller andre datakilder sammen, så du kan få adgang til dem fra et enkelt sted, kaldes dokumentlinkning.

Denne funktion giver dig mulighed for at forbinde et dokument med enhver anden relevant post i dokumentautomatiseringssoftwaren eller få adgang til en kopi fra en anden.

#10. Smart Content Management

De bedste systemer bør problemfrit opdatere på tværs af alle konti og datakilder, redigere skabeloner, bygge skræddersyede arbejdsgange og håndhæve regler, der sikrer nøjagtighed, overholdelse og brandstandarder.

Desuden tilbyder nogle platforme batch-automatiseringsfunktioner, der lader brugere producere hundredvis eller tusindvis af præsentationer, erklæringer, rapporter og andre typer sikkerhedsstillelse på én gang, hvilket gør det muligt for sælgere at lave tekniske papirer på efterspørgsel, der er målrettet mod bestemte kundesegmenter.

Vi har udarbejdet en liste over de mest populære løsninger med en kort oversigt over deres nøglefunktioner for at hjælpe dig med at undgå at fare vild i den brede vifte af software til dokumentautomatisering, der er tilgængelige.

DocuPilot

Docupilot er et brugervenligt og tilpasningsdygtigt dokumentautomatiseringsprogram. Du kan bruge tilgængelige data og kreative skabeloner til at bygge dokumenter. Den indbyggede dokumentbygger kan oprette tilpassede skabeloner.

Du kan også e-maile de papirer, du laver ved hjælp af denne automatiseringssoftware, til tjenester som Dropbox, Zapier og Docusign.

Funktioner

• Foruddefinerede skabeloner: Docupilot indeholder foruddefinerede skabeloner, som virksomheder kan bruge til at lave tilbud, aftaler, fakturaer og andre dokumenter.
• Integration: CRM, formularer, onlinedatabaser, undersøgelser og HR er blot nogle få datakilder, du kan forbinde softwaren med.
• Sikkert: Ved hjælp af Docupilot kan du kodeordsbeskytte og kryptere dine dokumenter. Du kan altid garantere dine kunders privatliv, hvilket fremmer den tiltrængte kundetillid.
• Automatisk arbejdsgang: Nogle af de mest komplicerede dokumentarbejdsgange i en virksomhed bliver gjort enklere med Docupilot. For at du ikke skal gentage dataindtastningsprocessen, hver gang du opretter et dokument, gør dette hele processen enkel.

DocuPilot skiller sig ud på grund af dens forholdsvis billige pris, hvilket gør den mere tilgængelig.

airSlate

Fra flowgenerering til procesanalyse er airSlate en alt-i-én cloud-applikation, der kan styre alle trin i din dokumentautomatisering. Det er også et værktøj uden kode.

Dit manuelle personale til dokumentbehandling kan reduceres til det halve, hvis du kan få mest muligt ud af appen.

Funktioner

• Flow Creator: Træk-og-slip brugergrænsefladen i Flow Creator giver dig mulighed for at skabe en visuel afbildning af dokumentarbejdsgangen (UI).
• eSignatur: Digitale formularer, undersøgelser, dokumenter og indhold kan nemt tilføjes juridisk bindende eSignaturer.
• Online-afstemninger: Ved at bruge online-undersøgelsesfunktionen kan du lave offentlige undersøgelser, beta-app-testdokumenter og spørgeskemaer.
• Robotisk procesautomatisering: Du kan automatisere processer ved hjælp af airSlate-bots uden at skrive en enkelt kodestreng.

Derudover har airSlate et omfattende bibliotek med tusindvis af dokumentautomatiseringsskabeloner til de fleste sektorer.

PandaDoc

Dokumentoprettelse, redigering og underskrift kan alt sammen gøres på ét sted ved hjælp af PandaDoc.

Uanset om du har brug for eSignature-software, automatiserede forslag, salgs- og marketingværktøjer eller sikker dokumentbehandling, vil PandaDoc levere de værktøjer, du har brug for til at fremskynde din virksomheds tragt og få underskrevet papirer på et øjeblik.

For at levere en problemfri dokumenthåndteringsoplevelse på tværs af mange digitale grænser, integreres PandaDoc nemt med over 30 apps og tæller.

Funktioner

• Slip og træk: Det giver brugeren standardindstillinger til at trække og placere i deres dokument baseret på kategorien i stedet for skabelonfunktionen.
• Digital signatur: Dette er en af ​​de vigtigste funktioner, da den giver brugerne mulighed for digitalt at underskrive papirer uden at bruge papir.
• Fremstilling af dokumenter: Brugere kan oprette ethvert dokument, de ønsker her, og kontrollere andet indhold. Dette er perfekt, hvis du skal bygge forretningskontrakter, forslag, bud og andre dokumenter.
• Registreringsarkiver: Når du er færdig med at oprette dit dokument, kan du kategorisere og optage arkiver.

Kunder kan lide fleksibiliteten i PandaDocs skabeloner. En anden fantastisk funktion, som forbrugerne finder nyttig, er dokumentsporing og analyse.

Crove

Du kan designe og automatisere alle dine firmapapirer ved hjælp af Crove. Med sin robuste dokumenteditor kan den hjælpe dig med at automatisere alle dine dokumenter. For at automatisere ethvert dokument kan du tilføje variabler, logiske betingelser, Excel-formler og eSignaturer.

Ved at centralisere dine dokumentoperationer i Crove kan du slippe afsted med unødvendige værktøjer. Med sit indbyggede bibliotek af skabeloner går Crove ud over simpel dokumentautomatisering.

Funktioner

• Beregninger: Brug formler i matematik til at udføre beregninger direkte på felterne i dine dokumenter.
• Formularer: Opret din undersøgelse, medtag logik til at skjule eller vise spørgsmål, og tillad enhver at oprette dokumenter ved at svare på spørgsmålene.
• Hurtig forhåndsvisning: Udfyld spørgeskemaet, og tjek dine dokumenter i realtid.
• Send formularer: Send dine formularer på en offentlig URL; alle kan oprette dokumenter ved hjælp af dem, hvis de overholder de begrænsninger, du angiver for dit link.

Crove kan være dit ideelle værktøj, hvis du søger gratis dokumentautomatiseringssoftware.

Dokumenter

Documate er en nem at bruge, kodefri dokumentautomatiseringssoftware til samling af juridiske dokumenter.

En gruppe advokater og teknologer oprettede oprindeligt Documate for at hjælpe velgørende retshjælpsorganisationer med at skabe klientvendte arbejdsgange.

Hovedsageligt advokater bruger denne software. Enhver virksomhed kan dog udvikle papirer ved hjælp af Documates enkle funktioner.

Funktioner

• Webformularer: Brugere kan designe unikke webformularer, der indtaster data i Word- eller PDF-dokumenter.
• Online undersøgelse: Brugere bygger en undersøgelse og indlæser derefter skabelondokumenter, der forbinder til undersøgelsesformularfelterne.
• Integrer: Med programmets hjælp kan brugere generere papirer fra input, distribuere de udviklede arbejdsgange eller endda integrere dem på websteder.

Denne dokumentautomatiseringsplatform er velegnet til fagfolk og advokater, der ønsker en kodefri løsning med en enkel brugergrænseflade.

Templafy

Store virksomheder kan hurtigt arrangere virksomhedens indhold og aktiver gennem denne dokumentautomatiseringssoftware – Templafy.

Samtidig med at effektiviteten for slutbrugerne øges ved at automatisere dokumentoprettelse, sikrer systemet brand- og lovoverholdelse i papirer.

Denne platform er stedsegrøn og kan tilpasses den konstant udviklende IT- og applikationsinfrastruktur, der bruges af nutidens virksomheder og organisationer.

Funktioner

• Tilladelsesbaseret system: Det tillader ledere og overholdelsesteams ledelse med kvalitetskontrol over alle dokumentaktiver, hvilket sikrer, at teammedlemmer kun bruger tilladte oplysninger.
• Integration: Medarbejdere kan forenkle oprettelsen af ​​kontrakter, forslag og salgsmateriale i deres tekstbehandlingsprogrammer ved hjælp af Templafys dokumentautomatiseringsværktøjer, som forbinder med Microsoft Office og Google G Suite-applikationer.
• Admin Interface: Medarbejdere kan få adgang til standardværktøjer til dokumentgenerering med den centrale distribution af kontorskabelonfiler.

Større virksomheder kan bruge Templafy, fordi det har brug for minimum 50 brugere.

ExperLogix

Forretningsbrugere kan strømline, forbedre og automatisere missionskritiske dokumentprocesser ved hjælp af Experlogix’ omfattende, men brugervenlige dokumentautomatiseringssoftware.

Funktioner

• Dokumentflows: Ved hjælp af en visuel grænseflade kan du hurtigt oprette dokumentflows, der bruger betinget logik uden kodning.
• Design af skabeloner: Det giver de værktøjer, du har brug for til at bygge dynamiske, datadrevne skabeloner og opsætte indviklede arbejdsgange.
• Digital dataindsamling: Experlogix Smart Forms er fleksible, indlejrede og webbaserede dataindsamlingsformularer, der gør det nemt for brugere eller kunder at indtaste og indsende oplysninger elektronisk.
• Styring af output: Document Services tilbyder utrolig fleksible automatiserede metoder til håndtering af store mængder af dokumentoutput.

Content Manager fra Experlogix er et sikkert og organiseret lager, der gør det nemmere og hurtigere at administrere, gemme og hente digitale aktiver, herunder PDF-formularer og -dokumenter, logoer, billeder og multimedieindhold.

Afsluttende ord

Dokumentautomatiseringssoftware er en no-brainer. Ved at automatisere oprettelsen af ​​lignende dokumenter kan din virksomhed reducere fejl, spare penge og gøre op med den kedelige, ubehagelige opgave.

Dernæst kan du tjekke de bedste værktøjer til dokumentsamarbejde.