Et dokumenthåndteringssystem sparer din dyrebare tid ved at organisere dokumenter effektivt og muliggøre nem filsøgning.
Virksomheder med forholdsvis færre arbejdsstyrker har ofte svært ved at administrere adskillige dokumenter og forretningsoptegnelser. Hvis de vælger et robust dokumenthåndteringssystem (DMS), bliver det nemmere for dem at holde styr på dokumenterne.
Desuden øger disse værktøjer også teamets effektivitet ved at give dem hurtig adgang til de data, de har brug for.
Indholdsfortegnelse
Hvad er dokumenthåndtering?
Dokumenthåndtering betyder håndtering, lagring og sporing af dokumenter (word-dokumenter, PDF-filer eller andre formater) i digitalt format. Ved hjælp af dette system kan virksomheder opbevare dokumenter sikkert og centralisere hele processen.
Fordele ved dokumentstyringssystemer
Bedre produktivitet
Produktivitet er nøglen til en virksomheds succes. Et dokumenthåndteringssystem organiserer effektivt og sikkert virksomhedens filer. Som et resultat kan teamet bekymre sig mindre om at vedligeholde dokumenter og fokusere på de opgaver, der betyder mest. Når du ved, at alle dine filer er opbevaret sikkert, fungerer roen i sindet som brændstof til produktiviteten.
Forbedret sikkerhed
Enhver virksomhed ønsker at beskytte sine vigtige og missionskritiske data. Du kan gemme følsomme dokumenter i et dokumenthåndteringssystem og kontrollere adgangen til disse filer. Dokumenthåndteringen bliver således meget sporbar, og dens revisionsspor kan bruges senere, hvis det er nødvendigt.
Reduceret lagerplads
Du behøver ikke at vedligeholde arkivskabe, opbevaringsspande og kasser længere. Med DMS kan du gå papirløst og administrere dine dokumenter digitalt uden at optage fysisk plads.
Hurtig dokumenthentning
Dokumentsøgning og filhentning kan være en tidskrævende proces. Ved hjælp af et dokumenthåndteringssystem kan du hurtigt finde den ønskede fil og spare værdifuld tid. Et DMS giver dig mulighed for at søge efter filer baseret på navn, metadata og indhold ved hjælp af avanceret teknologi.
Optimalt teamsamarbejde
De fleste dokumenthåndteringsløsninger giver dig mulighed for at samarbejde med dine holdkammerater. Det kan gemme filer indsamlet fra forskellige ressourcer, og folk kan få adgang til filerne fra fjerntliggende steder. Nogle værktøjer tillader også eksterne brugere gennem autoriseret adgang.
Læs videre for at kende de bedste apps til dokumenthåndtering, som SMB’er kan bruge.
iManage
iManage er et dokumenthåndteringssystem, der hjælper dig med at konvertere data til viden af høj værdi ved at forbinde dokumenter. Det gemmer alle dokumenter i en enkelt mappe og kategoriserer dem efter projekt eller klient.
Brugere kan oprette, søge og dele data hurtigt og effektivt på iManage. Det lader dig også nemt finde ethvert dokument og øger dermed produktiviteten.
Dette værktøj kan integreres med forskellige produktivitetsværktøjer i Office 365 og Google Workspace til strømlinet dokumenthåndtering.
Boks
Ved brug af Boks, kan virksomheder sikkert gemme, administrere og samarbejde om indhold uanset enhedstype. Dens dokumentlivscyklusstyringsfunktion sikrer, at indholdsstyringsprocessen overholder regler, dataopbevaringspolitikker og opdagelsesanmodninger.
Du kan indstille de relevante brugertilladelser for hvert dokument, så kun de rigtige personer har adgang. Det hjælper dig også med at revidere brugeraktivitet for fuldstændig synlighed og kontrol.
Box kan også problemfrit integreres med åbne API’er og virksomhedsapplikationer. Med dens egenskaber som versionshistorik, delte links og kommentarer bliver samarbejdet mellem teammedlemmer ubesværet. Desuden bruger den tilpassede metadata til at kategorisere og organisere dokumenter.
Folderit
Leder du efter en dokumenthåndteringsløsning, der tilbyder dig et relativt bæredygtigt opbevarings- og administrationssystem til digitale dokumenter? I så fald, gå efter Folderit. Det er et cloud-baseret dokumenthåndteringssystem, der hjælper dig med at blive papirløs på en brugervenlig måde.
Det gemmer sikkert metadata og ældre versioner af en fil eller et dokument. Brugere kan søge efter deres foretrukne filer ved hjælp af filnavn, metadata, nøgleord og dokumentindhold. Det understøtter også godkendelsesworkflow, fillinkning, automatisk opbevaring, påmindelse, dokumentnummerering, revisionsspor og lokal sikkerhedskopiering.
Du kan problemfrit kontrollere adgangen til digitale dokumenter med forskellige tilladelser. Du kan integrere Office 365-apps og DocuSign med dette værktøj.
OpenKM
OpenKM er en forretningsdokumenthåndteringsløsning, der giver dig mulighed for at kontrollere digital dokumentproduktion, opbevaring og distribution. Med det kan du få bedre kontrol over dokumentflowet og forbedre effektiviteten af din teamindsats.
Denne app tilbyder adskillige administrative værktøjer, såsom definition af brugerrolle, avanceret søgning, adgangskontrol, dokumentsikkerhedsniveau, detaljeret brugslog, automatiseringsopsætning og brugerkvote.
Her kan du skabe indhold respiratorisk for hurtig beslutningstagning og videnskabelse. Ved at bruge dette DMS kan du desuden indsamle data fra enhver digital kilde og samarbejde med holdkammerater.
eFileCabinet
eFileCabinet er et kraftfuldt dokumenthåndteringssystem, som små og mellemstore virksomheder kan bruge til online dataorganisation, uanset hvor mange dokumenter de har.
For at gemme en fil skal du blot uploade den på denne platform. Brugere kan finde enhver fil ved hjælp af filnavnet eller mappeskabelonen. Desuden giver eFileCabinet dig hurtigt adgang til de ofte brugte dokumenter.
Mens det letter samarbejdet mellem teammedlemmerne, lader dette værktøj dig også tilføje forskellige sikkerhedsniveauer for kontrolleret adgang. Det understøtter også integration med tredjepartsværktøjer, såsom MS Office, DocuSign og Salesforce.
Nogle af dens andre funktioner er automatiseret arbejdsgang, to-faktor-godkendelse, krypteret fildeling, placering eller IP-baseret godkendelse og rollebaserede tilladelser.
DocuWare
DocuWare er en platform, hvor du kan digitalisere dine dokumenter og sikre dem fra enhver enhed, når som helst. Desuden hjælper det dig med fakturabehandling og medarbejderstyring. Det er især nyttigt for virksomheder, der er afhængige af eksterne teams eller har en distribueret arbejdsstyrke.
DocuWare tilbyder et sikkert lager til alle dine kritiske forretningsdokumenter, såsom kontrakter, medarbejderoplysninger og økonomiske optegnelser. Efter at have gemt en fil på dette værktøj, kan du eller dine kolleger redigere eller kommentere dokumentet direkte på den samme platform.
Desuden har den smarte produktivitetsværktøjer, så brugerne nemt kan søge, spore og samarbejde. Denne app bruger også indeksdata til at organisere alle dine dokumenter pænt.
Alfresco
Alfresco er en platform, der tilbyder funktioner som dokumentstyring, webindholdsstyring, registrerings- og billedstyring og indholdsarkiv for at strømline organisatorisk arbejdsgang.
Dette open source-værktøj er kompatibelt med Windows- og Unix-operativsystemer. På trods af at de let kan tilpasses, har de nye brugere brug for lidt tid til at lære at køre det.
Sidste ord 📃
Med en effektiv dokumenthåndteringsløsning på plads, vil der ikke være behov for at gå gennem utallige skabe for at finde den nødvendige fil. Denne artikel diskuterede nogle bedste værktøjer, der hjælper dig med at opbygge et dokumentstyringssystem til din organisation.
Disse værktøjer har funktionerne til at imødekomme behovene i forskellige industrier. På samme måde kan du lære om værktøjer til styring af digitale aktiver.