En forbrugsstyringssoftware bringer kontrol, synlighed, overholdelse og dokumentation for at hjælpe virksomheder med at reducere omkostningerne, undgå unødvendige udgifter og betale leverandører eller medarbejdere til tiden.
Virksomheder tildeler et budget for flere aktiviteter som forsikring, kapitaludstyr og genopbygning af lager. Budgetlækager skader dog din virksomheds fortjenstmargener, når udgifterne forbliver uden opsyn.
Desuden, når virksomheden skalerer op, vil sådanne problemer også vokse i volumen, hvilket udfordrer din virksomheds rentabilitet. Derfor bruger virksomheder af alle størrelser et forbrugsstyringsværktøj til at holde øje med, at pengene går ud og holde dem inden for virksomhedens budget.
Indholdsfortegnelse
Hvad er Spend Management?
Spend management er processen med at administrere alle virksomhedskøb og leverandørbetalinger. Det primære mål er at tage højde for hver dollar, der går ud af firmakontoen og få den bedste værdi.
Udgiftsstyringspolitikker bør automatisere og integrere alle forbrugsrelaterede aktiviteter fra kilde til leverandørafregning. En sådan detaljeret praksis bør sikre, at indkøb forløber som planlagt af forretningsinteressenter. Derudover gennemtvinger den betaling til leverandører, entreprenører og andre tredjeparter gennem kontraktoverholdelsesprocessen.
Vigtigheden af Spend Management
Standardudgiftsstyringsaktiviteterne giver følgende fordele:
- Forretningseffektivitet ved at automatisere forbrugs- og udgiftssporingsprocesser, der er fejltilbøjelige og kedelige, hvis de uddelegeres til medarbejderne.
- Reducer risici og omkostninger, da værktøjet fortæller dig om produktet, der indkøbes, leverandørens navn og omkostningerne forbundet med indkøbet.
- Bedre samarbejde mellem forretningsressourcer og tredjeparter er opnåeligt, når du følger en standardudgiftsstyringsproces sammen med en digital app.
- Bæredygtige produktivitetsforbedringer ved at frigøre medarbejdere fra hverdagsligt arbejde og lade dem udføre opgaver, der tjener indtægter til din virksomhed.
Følgende er de bedste forbrugsstyringsværktøjer, der gør dig i stand til at bringe alle udgifter under din forvaltning og få den bedste værdi for de penge, du bruger:
Airbase
Airbase er et omfattende forbrugsstyringsværktøj til forskellige typer virksomheder, såsom virksomheder i tidlig fase, små virksomheder, mellemmarkedsvirksomheder, virksomheder før børsintroduktionen og virksomheder. Det tilbyder en masse avancerede forbrugskontrol-, revisions- og overvågningsløsninger.
For eksempel tilbyder Receipt Management-modulet håndhævelse af overholdelse, ubesværet vedhæftning af kvitteringer, dedikerede e-mails, deling af kvitteringer fra en anden enhed osv. Der er også Sikkerheds- og Fraud Detection-modul til at aktivere kortkontrol, kortgrænser, kortblokering, svindeldetektion, svindelmeddelelse, krypteret deling af virtuelle kortoplysninger mv.
Spendesk
Spendesk har mange nyttige og intuitive funktioner, herunder integrationer og Optical Character Recognition (OCR). Med dette værktøj kan din virksomhed automatisere alle de tilbagevendende udgifter. Desuden er den kraftig nok til at matche udgiftskrav til den respektive faktura og spare tid.
Spendesk er også et fleksibelt værktøj, så virksomheder kan tilpasse det efter deres forbrugsstyringstilgange. For eksempel tildeler du debetkort til specifikke udgifter til individuelle medarbejdere. Derudover kan du også tildele virtuelle kreditkort til engangsformål.
Derudover tilbyder det push-beskeder til betalingsvalidering, integration af regnskabsværktøjer, et punkt-i-tidsoversigt over udgifter og et omfattende betjeningspanel for forbrugsoversigt.
Coupa
Coupa er et andet populært værktøj til business spend management (BSM) med skyadgang. Det kan administrere udgifter på tværs af forskellige forretningsvertikaler som betalinger, forsyningskæder, indkøb, finanser osv. Der er tre stakke af værktøjer til bekvem forbrugsstyring.
Den første stak værktøjer er applikationerne. Denne stak dækker alle de væsentlige moduler som indkøb, faktura, udgift, løn, kontraktstyring, strategisk sourcing, forbrugsanalyse osv.
Den 2. stak er BSM-platformen, der fokuserer på brugernes privatliv, profil, datasikkerhed og integrationer. Det inkluderer en tilsluttet kerne, cloud-adgang, integrationer, grafisk brugergrænseflade (GUI) osv.
Og endelig er den 3. stak Coupa-erhvervslivet. Det tilbyder funktioner som et åbent forretningsnetværk, Coupa-fordel og community AI.
Emburse
Emburse tilbyder komplette værktøjer til udgiftsstyring for startups til store multinationale virksomheder. Dets løsninger omfatter udgiftsstyring, kreditorer, indkøbsautomatisering, strømlinet betalingssystem, revision, rejsestyring og data-dashboards.
Emburse tilbyder virtuelle kort, der kan udstedes direkte gennem sin platform ved hjælp af et værktøj kaldet Emburse Spend. Emburse’s virtuelle kort integreres problemfrit med softwaren, der bruges af regnskabs- og AP-teams, herunder Emburse Chrome River, Emburse Certify eller et af de andre tilbudte produkter. Produkter som Emburse Go hjælper rejseledere med at holde et vågent øje med deres rejsende og udgifter.
Det bedste er Emburses modulære tilgang til administration af forretningsudgifter, afhængigt af virksomhedens størrelse. Emburse Tallie fungerer godt for små og mellemstore virksomheder. Emburse Certify fungerer godt for amerikansk-baserede virksomheder. Emburse Chrome River fungerer godt for store virksomheder med drift, uanset hvor kontoret er baseret. Store firmaer som Microsoft, Nike og Estee Lauder bruger Emburses software.”
Mesh-betalinger
Mesh-betalinger er endnu en software, som du kan bruge og stoppe forbrugslækager. For det første giver dens Spend Insights-funktionalitet dig værdifuld dataindsigt, lige når du har brug for dem. Når du ser en forbrugspost, viser dens mobilapp automatisk besparelsesmuligheder i fremtiden, prognose for forbrug til den nuværende sats osv.
For det andet giver dets Spend Controls-modul dig advarsler om betalingsanmodninger i realtid, lader dig begrænse forbruget, annullere abonnementer fra én central grænseflade og blokere leverandørbetalinger med et enkelt klik. Andre bemærkelsesværdige funktioner er Spend Optimization, Real-Time Reporting og Automated Payment workflow.
Rampe
Rampe har opdelt sit forretningsudgiftsstyringssystem i 4 megamoduler: Start, Skaler, Strømlin og Gem. Start-modulet giver dig adgang til værktøjer til at administrere flere kort, regningsbetalinger (ACH/checks/kort), udgiftssporing i realtid og nøjagtig forbrugsregnskab.
Skalamodul giver dig mulighed for at håndhæve forretningspolitikker omkring udgifter og udgifter. Du kan f.eks. bruge udgiftspolitikker til at angive regler og forbrugskontroller for at håndhæve disse udgiftsretningslinjer.
Strømline-modulet tilbyder dig adskillige arbejdsgange (Onboarding, Collaboration og Accounting) til at automatisere forbrugsstyring og integrere (1000+ integrationer) det med andre forretningsværktøjer. Endelig er Gem-modulet der for at imødekomme dine behov for kvitteringsmatchning, udgiftskategorisering, prisintelligence, besparelsesindsigt osv.
Brex
Brex handler om at fremskynde forretningsdriftens økonomi og samtidig overholde virksomhedens politikker for udgifter og udgifter. Ved at gøre det muligt for medarbejderen at indsende nøjagtige udgifter og regnskabsteamet til at revidere udgifterne ubesværet, udvikler Brex en kultur af finansiel disciplin blandt virksomheden og dens menneskelige ressourcer.
Brex tilbyder i øjeblikket forskellige firmaudgiftsstyringsløsninger som kreditkort, virksomhedskonti, udgiftssporing, integrationer osv. Det bringer også forbrugsstyringsfunktionen til Brex Empower-abonnementet.
Arbejdsdag
Arbejdsdag, det berømte værktøj til styring af menneskelig kapital, begyndte også at tilbyde enkle og strategiske måder at styre virksomhedens udgifter på. Den leveres med en intuitiv, enkel og let grafisk brugergrænseflade til forbrugsstyring fra én centraliseret platform.
Dens brugergrænseflade har 3 grundlæggende faner: Kilde til betaling, beholdning og KPI’er. Kilde til betaling-modulet giver værdifuld dataindsigt om leverandørforbrug, administrerede vs. ikke-administrerede forbrug, leverandørydelser, fakturabehandling osv. Desuden er det en cloud-baseret app, så du og dine forretningsinteressenter kan holde øje med virksomhedens forbrug fra kl. enhver enhed og hvor som helst med en internetforbindelse.
PayEm
PayEm handler om avanceret automatisering i din virksomheds forbrugsstyring. Det bringer leverandørabonnementer og SaaS-abonnementer til medarbejdere på ét sted. Du behøver således ikke købe separat software til forskellige forbrugshoveder.
På PayEm kan du oprette og udstede virtuelle kreditkort til forskellige tredjepartsleverandører og tildele en kontaktperson til forbrugsstyring. Du kan også anvende den samme strategi på softwareabonnementer.
Desuden får du den ultimative forbrugskontrolautoritet på PayEm. Således kan du stoppe overforbrug på softwareabonnementer ved at fjerne unødvendige apps eller tidligere medarbejderkonti fra eksisterende apps.
Teampay
Teampay‘s cloud-baserede app sætter økonomiteamene i førersædet, så de kan visualisere alle udgifter fra forskellige vertikaler i din virksomhed. Virksomhedens interessenter får også et overblik over hverdagens forbrug i realtid og kan lave hurtige forbrugsbegrænsninger, hvis det er nødvendigt.
Det tilbyder også en samtalebrugergrænseflade, så medarbejderne kan få realtidsassistance fra økonomiteamet til at kende købsprocessen eller få transaktionsgodkendelser. Desuden behøver du ikke vente på den næste måneds regning for at forstå, hvordan dine medarbejdere bruger. Du får realtidsdata om aktuelle forbrug.
JAGGAER ET
JAGGAER ET er også et populært navn for Source-to-Pay-aktiviteter, der samler alle udgifter fra forskellige vertikaler på ét sted for nem overvågning af virksomhedens udgifter. Dens gennemtænkte app giver dig mulighed for at administrere indirekte og direkte udgifter fra ét enkelt værktøj.
Det tilbyder meget avanceret dataanalyse og indsigt ved at kombinere AI og Robotic Process Automation (RPA). Således kan du få handlingsrettede data til at omstrukturere forbrugsstyringsprocessen, som at oprette et indkøbskatalog for hele virksomheden.
RealPage
RealPage hjælper dig med at blive omkostningseffektiv og produktiv, når du administrerer leverandører, fakturaer og indkøb på dette værktøj. Det er ikke blot et værktøj til forbrugssporing.
Den samler forbrugs- og indtjeningsdata for alle din virksomheds forretningsporteføljer og tilbyder dig dataindsigt til smart indkøb. Desuden hjælper det dig med at automatisere alle indkøbsordrer (PO’er) og deres godkendelsesprocesser med data i realtid til et centralt dashboard til overvågning og analyse af udgifter.
Enig udgift
Enig udgift er et forbrugsstyringstilbud fra SAP, den kendte ERP-softwareudvikler for forretningsdrift. Produktet hjælper dig med at integrere og automatisere styring af forretningsudgifter ved at linke flere Source-to-Pay-transaktioner.
Værktøjet er til gavn for både medarbejder og arbejdsgiver. Fx kan feltmedarbejdere indsende deres udgiftsbilag fra en mobil. Concurs intelligente program vil automatisk verificere udgiften og sende dig en meddelelse, så du hurtigere kan godkende udgiften.
Afsluttende ord
Ved at bruge en forbrugsstyringssoftware kan du lukke de huller, der dræner penge ubevidst, og afbøde din virksomhed for overskudsgrad. Du kan også kræve en af de bedste udgiftsmålere, hvis din virksomhed skal tilbagebetale tilbagevendende betalinger foretaget af medarbejdere eller leverandører.