Når du har at gøre med hundredvis af e-mails hver dag, er det ikke nemt at holde sig på forkant med, hvad der er vigtigt. Almindelige opgaver som at svare, videresende, sortere, arkivere, slette, indstille påmindelser osv. kan tage et par minutter hver, men kan nemt tilføje op til timers arbejde.
Heldigvis kan du automatisere mange af disse opgaver ved hjælp af indbyggede Gmail-funktioner og tredjepartsapps. Det kræver selvfølgelig, at du trækker nogle forlader og opsætter nogle filtre, men det er de timers arbejde værd, du sparer hver uge.
I dette indlæg vil jeg liste en masse måder, hvorpå du kan automatisere almindelige opgaver i Gmail for at spare tid og sandsynligvis også hovedpine.
Indholdsfortegnelse
Tilføj automatisk signatur til e-mails
Tilføjelse af din brandsignatur til e-mails er en pålidelig måde at øge brandbevidstheden på. Hvis du manuelt tilføjer din signatur til e-mails, vil det være bedre at automatisere processen og tilføje din signatur til alle nye e-mails og endda svar automatisk. Sådan gør du:
Klik på tandhjulsikonet, og vælg indstillingen Se alle indstillinger.
Under fanen Generelt skal du rulle ned til sektionen Signatur. Her under overskriften Signaturstandarder skal du vælge din signatur i Til ny brug af e-mails og/eller Ved svar/videresendelse brug.
Dette vil automatisk tilføje din signatur til hver e-mail, du skriver eller besvarer. Hvis du ikke har en signatur, kan du oprette en i den samme signatursektion.
Opsæt filtre
Gmail-filtreringsindstillingen lader dig anvende forskellige handlinger på indgående e-mails automatisk. Du kan flytte e-mails til en bestemt mappe, arkivere, slette, videresende og anvende andre handlinger uden nogen manuel indgriben. Sådan gør du:
Klik på knappen Vis søgeindstillinger i slutningen af søgelinjen øverst.
Her finder du flere måder at angive de e-mails, du vil filtrere, herunder afsenderens navn, ord i e-mail, ekskluderede ord, emne, vedhæftede filer og tidsperiode. Udfyld disse detaljer, som du vil, og klik på knappen Opret filter.
Nu vil du se alle de handlinger, du kan anvende på både indgående og allerede gemte e-mails (valgfrit). Du kan vælge flere handlinger, og hvis en handling forhindrer en anden handling, vil den automatisk blive deaktiveret. Når det er valgt, skal du klikke på Opret filter for at fuldføre opsætningen.
Du kan redigere eller slette det oprettede filter i Gmail-indstillingerne under fanen Filtre og blokerede adresser.
Aktiver Send og Arkiver
For at holde indbakken ren, kan du arkivere e-mails, som du allerede har svaret på og ikke ønsker, at de skal tage plads i indbakken. Du kan gøre denne proces nemmere ved at aktivere indstillingen Send og arkiver i Gmail-indstillingen, der automatisk arkiverer en e-mail, når du svarer på den.
For at gøre det skal du gå til Gmail-indstillinger og aktivere knappen Vis “Send og arkiver” som svarmulighed under fanen Generelt.
Dette tilføjer en ny send-knap, når du svarer på e-mails. Bare klik på den, mens du svarer, eller tryk på Ctrl+Enter-tasterne, dette vil sende et svar til e-mailen og automatisk arkivere den også.
Brug konserverede svar
Du kan i høj grad øge e-mail-effektiviteten ved at oprette e-mail-skabeloner og bruge dem, når en relateret e-mail kommer. Det kræver en forudgående opsætning, men det vil i høj grad øge e-mail-effektiviteten, da du kan vælge en skabelon, og en e-mail vil være klar til at sende, uden at du behøver at skrive den.
Først skal du aktivere det. Gå til Gmail-indstillinger og aktiver indstillingen Skabeloner under fanen Avanceret.
For at oprette en skabelon skal du skrive en kladde og derefter klikke på menuen Flere muligheder og holde musemarkøren over skabeloner. Her kan du se oprettede skabeloner og muligheden Gem kladde som skabelon.
Næste gang du skal bruge en skabelon, skal du blot vælge en fra denne liste, og den vil automatisk blive tilføjet, efterhånden som den blev gemt. Alternativt kan du også bruge Canned Responses Ultimate Gmail-tilføjelsen, som har endnu bedre tilpasnings- og administrationsfunktioner.
Brug Schedule Send
Hvis du har brug for at sende en e-mail på et bestemt tidspunkt, og den er uden for din tidsplan, eller du ikke vil risikere at glemme, så kan du planlægge den til automatisk at sende senere. Alt du skal gøre er at skrive e-mailen og klikke på pilen ved siden af knappen Send og vælge Planlæg afsendelse.
Nu kan du enten vælge anbefalede tidspunkter eller klikke på Vælg dato og klokkeslæt for at åbne kalenderen og vælge den nøjagtige dato og tid for automatisk at sende e-mailen senere.
Du kan også prøve Højre indbakke udvidelse, som har mere omfattende planlægnings- og påmindelsesfunktioner.
Videresend automatisk e-mails
Hvis du har flere Gmail-konti, kan du gøre det nemmere at administrere dem ved automatisk at videresende indgående e-mails fra den ene konto til den anden for at se dem samme sted. Sådan gør du:
I Gmail-indstillingerne skal du flytte til fanen Videresendelse og POP/IMAP og klikke på knappen Tilføj en videresendelsesadresse.
Indtast her den anden kontos adresse og klik derefter på Næste og bekræft prompten.
Dette vil sende en bekræftelseskode til den anden konto. Du kan kopiere koden derfra og indsætte den her i Bekræft-vinduerne for at begynde at videresende.
Når den er bekræftet, kan du også tilpasse, hvad der sker med e-mails på denne konto, når de er sendt til den videresendte adresse.
Konfigurer feriesvar
Hvis du ikke vil være tilgængelig til at svare på e-mails, kan du konfigurere en feriesvar til automatisk at svare for at fortælle andre, at du ikke kan svare, og hvornår du vil være tilgængelig.
For at konfigurere feriesvaret skal du åbne Gmail-indstillinger og gå til afsnittet Feriesvar under fanen Generelt.
Her kan du udkast til din besked og vælge svarets start- og slutdato. Du kan også vælge, om den automatisk skal sendes til alle e-mails eller kun til personer i dine kontakter.
Foretag de nødvendige ændringer, og klik på knappen Gem ændringer for at aktivere feriesvaret.
Organiser e-mails automatisk
Ved hjælp af onlineværktøjet SaneBox kan du automatisk organisere alle dine e-mails ved hjælp af specielle etiketter og forudindstillede regler. Værktøjet opretter automatisk specielle etiketter for at organisere alle dine eksisterende og nye e-mails, så du kan fokusere på det, der er vigtigt.
Nogle af etiketterne inkluderer nyheder, senere, slet senere, ingen spam, intet svar, vedhæftede filer og mapper til at snooze e-mails. Ved at bruge dette kan du gøre grundlæggende ting som automatisk snooze mindre vigtige e-mails til senere eller få påmindelser om at følge op på e-mails, du ikke har fået svar på.
Du kan også træne værktøjet ved manuelt at flytte e-mails til en bestemt mappe, og det vil huske at næste gang sende disse e-mails til den specifikke mappe.
For at konfigurere skal du give SaneBox ret til at administrere din Gmail-konto og derefter gennemgå trin-for-trin opsætningsprocessen. Når det er gjort, vil det automatisk anvende ændringer til din indbakke uden at skulle downloade/installere nogen software.
Du får en 15-dages gratis prøveperiode for at prøve tjenesten, og derefter skal du opgradere til et af pro-abonnementerne for at blive ved med at bruge den.
At udtrække data fra indgående e-mails kan være meget nyttigt for virksomheder til at administrere fakturaer, udgifter, ordrer og supportbilletter. Jeg er sikker på, at selv almindelige brugere kan drage fordel af det ved at udtrække information som abonnementer, kvitteringer/fakturaer og arrangementsplaner.
Til dette formål, Mailparser er et fantastisk værktøj, der udtrækker information baseret på brugerdefinerede regler. Værktøjet giver dig en unik e-mailadresse, hvor du kan videresende e-mails. Det vil udtrække specifikke oplysninger fra disse e-mails automatisk baseret på dine fastsatte regler.
Du kan bruge regler som nøgleord, position, mønster, overskriftsdata, vedhæftede filer osv. for at sikre, at det kun udtrækker nødvendige data. Når de er udtrukket, kan disse data flyttes til et regneark eller en understøttet CRM-software.
Det har en gratis version, hvor du kan udtrække data fra 30 e-mails om måneden. For et højere antal e-mails skal du have en hhv pro abonnement der kan klare dine behov.
For den ultimative automatiserede oplevelse skal du bruge en dedikeret Gmail-automatiseringsløsning. jeg anbefaler Zapier, primært fordi andre automatiseringsværktøjer for det meste er begrænset til planlægning og filtrering. Selvom Zapiers hovedfokus er at automatisere opgaver mellem 5000+ forskellige appsjeg vil fokusere på dets Gmail-automatisering her.
Ved at bruge simple “If This, Then That”-regler kan du oprette ubegrænsede regler for at automatisere Gmail-opgaver. Nedenfor lister jeg nogle mulige måder, du kan automatisere Gmail-opgaver på:
- Gem automatisk vedhæftede filer til dit foretrukne skylager.
- Opret opgaver fra nye e-mails og send dem automatisk til understøttede apps som Trello.
- Send nye e-mails med specifikke kriterier til teammeddelelsesapps som Slack for automatisk at underrette teammedlemmer.
- Gem data fra bestemte typer e-mails i Google Sheets. Fantastisk til formularindsendelser eller undersøgelser.
- Start automatisk handling på en e-mail ved manuelt at markere den som læst eller stjernemarkeret.
- Send en e-mail baseret på en trigger i en anden app, som at modtage en fil i Slack eller en begivenhed, der starter i Google Kalender.
- Hvis nogen ny kontakter dig, skal du tilføje deres detaljer automatisk i din CRM-software.
- Opret Google Kalender-begivenheder fra nye e-mails som reservationer og invitationer.
- Opret to-do-lister fra nye e-mails, og send dem til understøttede apps som Todoist.
- Send feriesvar på e-mails fra bestemte personer eller indeholdende specifikke oplysninger.
Zapier har en fuldt funktionel 15-dages gratis prøveperiode, hvorefter du skal opgradere til en af de betalte planer.
Slutord 🖋️
Alle Gmails automatiseringsfunktioner er meget nyttige, men jeg kan især godt lide filtreringsfunktionen, da den kan bruges på uventet unikke måder for at øge effektiviteten. For eksempel at sende e-mails med vedhæftede filer til en specifik etiket eller e-mail eller et standardsvar på specifikke e-mails automatisk.
Jeg vil også anbefale dig at rode rundt i Zapier, den 15-dages gratis prøveperiode er nok til muligvis at finde en måde at spare timers arbejde.
Dernæst kan du udforske nogle Gmail-indstillinger for at få den bedste oplevelse.
