HOA-software er intelligent til at administrere husejerforeninger, ejerlejlighedsfællesskaber og boligforeninger.

Det er ikke en lille opgave at administrere et boligejerfællesskab eller en boligforening. I de fleste tilfælde rapporterer HOA-ledere, ejendomsejere og bestyrelsesmedlemmer, at opgaver hober sig op, serviceanmodninger forbliver afventende, og i sidste ende lider hele samfundet.

Her kommer HOA-styringssoftware, der digitaliserer alle boligejerforeningens data, opgaver og serviceanmodninger. Operatøren behøver kun at udføre nogle museklik for at køre hele fællesskabet kun fra en computer.

Fortsæt med at læse for at lære om HOA-administrationssoftwaren og nogle populære navne, som du bør tjekke ud.

Hvad er en HOA-software?

HOA-administrationssoftwaren eller boligejerforeningsværktøjet er en applikationspakke dedikeret til at hjælpe HOA-ledelsespersonale, ejendomsforvaltere eller HOA-bestyrelsesmedlemmer. HOA-værktøjer giver dig mulighed for at digitalisere hele driften og administrere små til store fællesskaber fra en tablet eller en bærbar computer.

De fleste boligejerforeningsapplikationer er et alt-i-et CRM-værktøj. Et standardværktøj kan omfatte følgende:

  • Online kontraktdatabase
  • Hjemmesideskaber
  • Serviceanmodningsbilletgenerator
  • Service Request Manager
  • HOA e-mail
  • Live samtale via chat
  • Betalingsporte
  • Begivenhedsplanlægning
  • Service Finansiering
  • Notifikationer og påmindelser

En HOA-software kan enten fokusere på regler, drift eller administration. Alt-i-et HOA-administrationsværktøjer tager sig dog af næsten alle kravene. Alt-i-én-værktøjer er således mere omkostningseffektive end HOA-software med individuelle funktioner.

Nøglefunktioner ved en HOA-software

Det vil være overvældende for dig at sidde foran Google-søgning og begynde at undersøge HOA-administrationsapps. Værktøjerne varierer meget med funktioner, funktionaliteter og servicemoduler. Du skal dog kigge efter følgende funktioner, før du investerer i HOA-software:

Betalingssystem

Betalingsmodulet bør tillade online-, betalingskort-, kreditkort-, check- og IVR-baserede betalingsmåder. Når et medlem har betalt deres kontingent, bør der også være effektiv sporing, registrering og anerkendelse af sådanne betalinger.

Beboerdatabase

Databasen med fællesskabsmedlemmer er hjernen i enhver HOA-administrationsapplikation. Her gemmer du alle oplysninger om medlemmet, beboer, ejer, ejendomsadministrator, lejer, servicemedarbejdere, vagter mv.

Det skal også være nemt at betjene og ikke som du har brug for en MySQL-databaseekspert til at udføre forespørgsler, redigere poster osv. Der skal være en grafisk brugerflade til databasen med automatiske felter, hvor du blot kan indtaste dataene. Til datahentning bør der også være en simpel rulleliste at vælge imellem.

Beboerportal

Der skal være en portal, hvor fællesskabsmedlemmer kan logge ind på deres profiler. Derfra kan de opdatere deres optegnelser, der er relevante for HOA-reglerne og -bestemmelserne.

Du kan også hoste indhold kun for medlemmer på portalen. Desuden kan du tillade medlemmer at kommunikere med hinanden via e-mail, chat og fora.

  Sådan fjerner du personlige oplysninger fra en PowerPoint-præsentation før deling

Sporing og rapportering af økonomi

Sporing af ind- og udstrømning af penge er afgørende for ethvert HOA-fællesskab. Værktøjet skulle give dig mulighed for at oprette separate felter for indtjening og udgifter. Ydermere bør der være et dashboard i fugleperspektiv, hvorfra du i realtid kan få en idé om treasury balance, lagerstatus osv.

Derudover har du også brug for et et-kliks rapporteringsværktøj til at oprette månedlige, kvartalsvise og årlige rapporter og offentliggøre dem online på HOA-webstedet for gennemsigtighed. Sådanne økonomiske rapporter vil også hjælpe dig med at få nonprofit-status, når du kombinerer HOA-værktøjet med enhver nonprofit-regnskabssoftware.

Kommunikation og samtaler

Et separat kommunikationsmodul skal have funktioner som push-beskeder, e-mails, sms’er, kontakthåndtering og sikker informationsdeling.

Kommunikationsmodulet bør også optage alle samtaler til fremtidige revisionsformål.

Arrangementsplanlægning og styring

Det er godt at have hændelsesstyring og planlægningsfunktioner i din HOA-software. Sådanne funktioner hjælper dig med at administrere begivenheder som fester, festligheder osv. på en organiseret måde.

Fordelene ved HOA-software

  • HOA-administrationsapplikationer kan strømline al dokumentation, betalinger, serviceanmodninger, opfølgning på servicebilletter, afsendelse af betalingspåmindelser, håndtering af økonomiske bøger og så videre.
  • Ejendomsforvaltere kan rekruttere deltidsansatte som softwareoperatører og reducere HOA-driftsteamet for at spare penge.
  • Du kan ubesværet digitalisere alle data og dokumenter ét sted. De er tilgængelige for revision, når der er et krav.
  • I stedet for at sikre fysiske dokumenter under lås og slå, gem data i HOA-værktøjet on-premise eller i skyen med stringent kryptering.
  • Det forbedrer finansiel, tilfældig og sikkerhedsrapportering for alle HOA-operationer.
  • Softwaren kan revolutionere den måde, beboerne kommunikerer på. Således holder alle sig opdateret om hele samfundet.

Find nu nogle populære og pålidelige HOA-software nedenfor til at administrere dine boligsamfund uden besvær:

PayHOA

PayHOA sikrer dig alt-i-én-funktionaliteter og 100 % online styring af HOA’er fra hvor som helst. Softwaren er velegnet til alle boligsamfund som små HOA, mellemstore HOA’er, store boligsamfund og flere samfund.

Beboerforeningsstyringsværktøjet indeholder separate moduler til økonomi, økonomistyring, kommunikation, dokumenter og anmodninger. Den kommer også med følgende ekstra funktionaliteter:

  • Tilpasset webstedsopbygning og -hosting for at tage din HOA online
  • Låseboks til digital scanning af checks og routing til behandlingscentre
  • En elektronisk hovedbog, der sporer alle de checks, der behandles gennem Lockbox

Værktøjet er tilgængeligt i en 30-dages prøveperiode uden kreditkort. Hvis du finder applikationen tilfredsstillende, kan du tegne abonnement afhængigt af de enheder, du skal administrere. Den har en fleksibel abonnementsordning for 0 til 50 enheder, 51 – 150 enheder og op til 301 – 500 enheder.

TILFØJ EN

ADDA er et andet omfattende boligsamfundsstyringssystem, der tilbyder fakturering, regnskab, kommunikation, helpdesk og sikkerhed. Du skal have tre forskellige jakkesæt fra ADDA for at designe et alt-i-et HOA-administrationssystem. Disse dragter er:

  • ADDA ERP
  • ADDA Gatekeeper
  • ADDA klubhus
  Spil Gud, mens du befolker jorden med dyr [Paid]

ADDA tilbyder også en proprietær mobilapp, Apartment SuperApp, til bekvem HOA-tilgængelighed for ejendomsadministratorer, beboere og servicepersonale.

ADDA ERP er primært til helpdesk, fællesskabskommunikation, regnskab, udgiftsstyring, betalinger, fakturering, adminrapporter, HOA-aktiver og lagerstyring.

På den anden side er ADDA Gatekeeper til besøgsstyring, servicepersonalestyring, fraflytning, indflytning, køretøjsstyring, sikkerhedsintegration og nødtjenester.

ADDA Clubhouse er din bedste ven til at administrere fritidstjenester i lokalsamfundet som online booking af spillesteder, administration af begivenhedsadgang og klubhuskontobogføring.

Rentec Direct

Rentec Direct er en ejendomsadministrationssoftware med indlejrede funktioner til HOA-administration. Dens hjørnestenstjenester er til ejendomsforvaltere, udlejere og lejerscreening. Et standardabonnement på denne HOA-applikation vil give dig følgende tjenester:

  • En professionel hjemmeside til beboersamfundet eller udlejningsbehov
  • Full-service regnskabssystem inklusive banker, ejendomme og lejere
  • Udfør baggrundsscreening af lejere inden underskrivelse af aftaler
  • Online betalingsportal for lejere
  • Cloud-baseret håndtering af ejendomsdokumenter

Dets abonnementssystem tilbyder to produkter. Disse er Rentec Pro og Rentec PM.

Rentec Pro er velegnet til dem, der administrerer deres ejendomme. Hvis du er HOA-bestyrelsesmedlem, kan du få dette værktøj og tildele en operatør til at administrere alle drifts- og administrationsopgaver.

Tværtimod er Rentec PM for ejendomsforvaltere, der administrerer flere ejendomsejere og deres aktiver. Det inkluderer alle funktionerne fra Rentec Pro og giver desuden ejerportalmobilapp og Trust Account Management & Reporting Services.

Buildium

Buildium er en samlet ejendomsadministrationsplatform, der er enkel at bruge. Dens kerneegenskaber omfatter følgende:

  • Forretningsdrift
  • Leasing
  • Regnskab og betalinger
  • Markedsføring
  • Forretningsydelse

Afhængigt af de muligheder, du vælger fra ovenstående, vil funktionerne variere en smule. Generelt får du dog følgende funktionaliteter med Essential-abonnementet, der er egnet til HOA-administration:

  • Ejendomsadministration hjemmeside
  • Vedligeholdelsesanmodninger
  • 1099 e-arkivering
  • Beboercenter
  • Online betalinger
  • Portefølje til ejendomsadministratorer
  • Lejer screening

HOA-softwaren er ikke kun til boligsamfund. Du kan også bruge dette værktøj, hvis du administrerer porteføljer som studieboliger, billige boliger, kommercielle ejendomme og samfundsforeninger.

Smartwebs

Smartwebs er endnu en trendy udbyder af HOA-administrationsapplikationer, der tilbyder flere løsninger. Alt efter din beboerforenings behov kan du således vælge mellem blot et administrationsværktøj, et regnskabsværktøj eller en alt-i-en software.

SmartBooks er den proprietære HOA regnskabssoftware fra Smartwebs. Det automatiserer tidskrævende betalingsopkrævningsopgaver ved at tilbyde online tilbagevendende betalinger, inkassobehandling, betalingspåmindelser osv. Det inkluderer også et betalingssystem fra leverandører.

Smartwebs Management-værktøj tilbyder alle standardfunktionerne til ikke-finansielle operationer for HOA’er af enhver størrelse. Dens funktionaliteter omfatter overtrædelser, arkitekturer, arbejdsordrer, kommunikation og smartportaler.

Men hvis du vil have en alt-i-en-app til at administrere alt, kan du få Smartwebs One Platform med Alt-i-én-abonnementet.

Yardi Breeze

Breeze er et forfriskende enkelt HOA-styringsværktøj fra Yardi Systems. Dets værktøj har forskellige funktioner til forskellige typer af ejendomsaktiver. Følgende er de aktivklasser, som Breeze understøtter:

  • Bofællesskaber
  • Kommercielle rum
  • Billige boliger
  • Self Storage Faciliteter
  • Boligforeninger
  • Fremstillede boliger
  • PHA
  Kan retshåndhævelse virkelig spore nogen med en IP-adresse?

Du kan bruge værktøjet Boligforeninger til alle HOA-drifts- og administrationsbehov. Dens nøglefunktioner er:

  • Ejendomsadministration
  • Community Tracking
  • Vedligeholdelse
  • Regnskab
  • Gebyropkrævning
  • Kreditorer
  • Opsætning og support
  • Tilføjelser

Residential Associations-software leveres kun med Breeze Premier-abonnementet. Den har en betalingssats pr. enhed pr. måned med et minimumskrav på månedlig betaling.

Monthli

Hvis du leder efter HOA-applikationer, der vokser hurtigt i branchen, bør Monthli være dit førstevalg. For det første er HOA-softwaren helt gratis. Hvis du vil spare penge på dine boligforeningers drifts- og administrationsomkostninger, kan du bruge dette værktøj.

Den kommer med unikke HOA-administrationsfunktioner, og disse er:

  • Rosters modul for onboarding community-medlemmer
  • Kommunikation med moderationsværktøjer og præferencer
  • Dokumenthåndtering og fysisk postleveringssystem
  • Billetarbejdsgang for serviceanmodninger
  • Notifikationer og påmindelser
  • Arrangementsplanlægning og styring

Selvom værktøjet er gratis, giver det valgfrie betalte tjenester som forsikring, tredjeparts reparationsleverandører osv., for at tjene penge.

Condo kontrol

Condo Control er endnu en letanvendelig HOA-software, som bestyrelsesmedlemmer, ejendomsadministratorer og beboere kan bruge uafhængigt. HOA’er sparer således mange penge på det administrative personale. Desuden fungerer alt digitalt på Condo Control, og du sparer udgifter til papirdokumenter.

Condo Control-dragt har dedikerede funktioner til at betjene forskellige ejendomsenheder som Condos & Co-ops, HOAs & Communities, Management Companies, Security Management og Facility Management.

Du kan abonnere på Condo Control Core-planen for lavprofil-HOA’er. Tværtimod, få Premium-planen for højprofilerede og store HOA’er, der har brug for ekstra sikkerhed, concierge, registrering og kommunikation.

AppFolio

AppFolio Property Management moderniserer din HOA med robuste proptech-løsninger. Det giver beboerne mulighed for at administrere deres forening uden at ansætte eksternt regnskabs- eller ejendomsadministrationspersonale. Værktøjet er også velegnet til store samfundsforeninger og kommercielle ejendomsforvaltningsbureauer.

AppFolio HOA-softwaren har alle funktionaliteterne, så du ikke behøver at købe anden software for at hjælpe med HOA-administrationen. Værktøjet kan håndtere kommunikation, boligreparationsservicebilletter, regnskab, rapportering, leasing, markedsføring og administration.

Concierge Plus

Concierge Plus gør livet lettere for vagtselskaber og ejendomsadministratorer. Denne rodfrie HOA-software tilbyder nye måder at gøre ejerlejligheder og bestyrelser glade på, mens den øger produktiviteten af ​​daglige HOA-operationer.

Værktøjet er tilgængeligt for forskellige ejendomsaktivklasser som ejerlejligheder, lukkede fællesskaber, HOA’er, flerfamilieboliger og ejendomsadministrationsselskaber.

HOA-administrationsappen er blevet opdelt i tre moduler. Disse er Administrer, Kommuniker og Integrer. Selvom værktøjet viser hundredvis af funktioner, er prisen ikke offentlig. Du skal bestille en prøveversion eller demo for at få et personligt tilbud.

Konklusion

Grunde til at investere i HOA-software er utallige. Disse værktøjer gør det muligt for dig at forbinde husejere, beboere, udlejere og ejendomsadministratorer effektivt. Selvom softwaren hjælper dig med at nå dine mål for boligadministration, sparer du også nogle penge.

Før du køber HOA-software, kan du dog se på ovenstående værktøjer. Dette er nogle af de bedste valg på markedet og giver dig standardfunktioner til bekvemt at drive en husejerforening.

Jordarbejder og konstruktioner er to udfordrende hoveder, som boligejerforeninger ofte skal håndtere. Derfor vil du måske også tjekke disse bygge-CRM-værktøjer og software til vurdering af jordarbejder til fremtidige renoveringsprojekter.

By Anders